Главная / Новости / Скан-копии первички: иногда можно, но все-таки нельзя

Скан-копии первички: иногда можно, но все-таки нельзя

Подписаться на новости

Скан-копии первички: иногда можно, но все-таки нельзяВ поисках ответа на вопрос, можно ли использовать сканы документов в бухучете, можно найти взаимоисключающие письма Минфина. Сначала чиновники говорят, что можно, а через несколько месяцев – категорически нельзя. Но что самое интересное, в обоих случаях ответ оказывается обоснованным подходящей нормой.

Когда скан-копия разрешена

Возьмем письмо Минфина от 22 апреля 2020 г. № 03-01-10/32570.

В нем говорится, что организации могут использовать в бухучете скан-копии первичных учетных документов.

А вот и норма. Это пункт 1 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402 «О бухгалтерском учете».

Здесь сказано, что каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом. Такой документ составляется на бумаге и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. При этом первичку следует хранить не менее пяти лет после соответствующего учетного года. Обо всем этом напомнил Минфин.

Далее в письме идет ссылка на статью 7 Закона № 402-ФЗ.

В ней говорится, что по общему правилу ведение бухучета и хранение документов бухгалтерского учета организует руководитель компании. А компания сама формирует свою учетную политику, руководствуясь законодательством о бухгалтерском учете, федеральными и отраслевыми стандартами.

Вывод какой? Скан-копии применять в бухучете можно, если об этом написано в учетной политике.

Можно было бы поставить точку, но, как оказалось, рано.

Делать это можно только в исключительных случаях. Так сказано в статье 7 Закона № 402-ФЗ. А в каких именно случаях, по обыкновению, не расшифровано ни в статье закона, ни в письме Минфина. Но если посмотреть на дату письма – 22 апреля – то станет ясно, что это как раз тот самый исключительный случай, который подпадает под норму закона. Это разгар эпидемии коронавируса и сложившаяся в связи с этим неблагоприятная ситуация в хозяйственной жизни.

В этот период, как вы помните, объявлялись нерабочие периоды, многим фирмам запрещали работать, некоторым – разрешали. В результате случился коллапс с документами. Потому и разрешили скан-копии.

В исключительных случаях в бухгалтерском учете можно использовать скан-образы первичных учетных документов (письмо Минфина от 22 апреля 2020 г. № 03-01-10/32570).

Когда скан-копия запрещена

Теперь письмо Минфина от 2 октября 2020 г. № 03-03-06/1/86376.

Позиция о применении скан-копий первички в бухучете у чиновников другая. Скан-копии первичных учетных документов в бухгалтерском учете использовать нельзя.

Ссылка, разумеется, на статью 9 Закона № 402-ФЗ.

Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом, который составляется на бумаге и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Об электронных образах первичных учетных документов ничего не сказано. Так же как и умалчивается об «исключительных случаях», когда они разрешены.

То есть все однозначно: скан-образы первичных учетных документов в бухгалтерском учете использовать нельзя, только оригиналы (письмо Минфина от 2 октября 2020 г. № 03-03-06/1/86376).

Что писать в учетной политике

Итак, скан-копии первичных документов в бухучете компании:

а) запрещены;

б) разрешены, но в исключительных случаях.

Поэтому можно сделать дополнение в учетную политику.

Например, можно написать так: основываясь на нормах статьи 7 Закона о бухучете, в исключительных случаях, на основании нормативных актов, издаваемых правительством, в бухгалтерском учете компании можно использовать скан-копии первичных учетных документов.

Но не забудьте прописать и такое условие: после прекращения действия неблагоприятных обстоятельств должно быть обеспечено обязательное предоставление оригиналов.

Без оригиналов документов все скан-копии будут недействительными.

Наш адрес

Москва, ул. Б. Полянка, 26