Главная / Новости / Скан договора: можно ли работать, пока оригиналы документов не подписаны?

Скан договора: можно ли работать, пока оригиналы документов не подписаны?

Подписаться на новости
Чтобы как можно быстрее начать работу, компании обмениваются сканированной копией договора и не дожидаются, пока оригинал придет по почте. С юридической точки зрения, это законно, но чревато проблемами: например, один из партнеров вдруг отказывается платить деньги или отгружать товар, ведь договор не подписан. Рассказываем, как обезопасить себя от таких случаев.

Что такое скан-копия договора

По закону, все сделки между предпринимателями нужно оформлять на бумаге и поставить подписи, а юрлица ставят еще и печати. Передать сам контракт можно как угодно: сфотографировать и отправить в мессенджере, нанять курьера или привезти партнеру лично в руки. Быстрее всего отправить документы онлайн, но есть оговорки:

  • скан-копия будет иметь юридическую силу, если можно достоверно установить, кто именно отправил документ. Это означает, что вы должны уметь доказать суду, что электронная почта принадлежит вашей компании;
  • контракт нужно сохранить на компьютере или оставить в отправленных письмах на почте — нельзя переслать письмо с фотографией документа, а затем все удалить.

Есть сделки, в которых не получится ограничиться электронной версией соглашения.

Когда требуется оригинал подписанного договора

Сканы документов не имеют самостоятельную юридическую силу, если стороны заверяют сделку у нотариуса или регистрируют ее в государственных органах, например при продаже складского помещения. В этих двух случаях обязательно оформлять и подписывать договор на бумаге.

Как работать со сканом договора, чтобы он имел юридическую силу

Есть два условия, без которых будет сложно защищать свои интересы в суде:

  • нужно подписать договор электронной подписью;
  • нужно прописать в соглашении, что копии равносильны оригиналам.

С подписью все просто: оформляете ЭЦП и подписываете любые контракты, а с формулировками в договоре есть нюансы. Недостаточно просто написать о том, что стороны признают электронные копии документов: нужно обязательно добавить в договор электронные адреса компаний. Тогда суд будет понимать, что переписку ведут именно те компании, которые заключили контракт.

Бывает, что предприниматель нарушает условия сделки и заявляет в суде, что не имеет отношения к обмену документами по электронной почте. Например, говорит, что кто-то другой пользовался почтовым ящиком, пока владелец был в отпуске. В этом случае в договоре лучше заранее прописать, что стороны должны сохранять конфиденциальность, то есть не передавать логины и пароли кому-то еще.

Чтобы обмен документами по электронной почте наверняка имел юридическую силу, используйте корпоративный домен. Это не обязательно, но для суда будет понятнее, что если письмо ушло с адреса info@romashka.ru, то отправитель — именно компания «Ромашка».

Как оформить подписанный скан

Перед отправлением документа нужно подписать его электронной подписью. Подпись можно получить в любом аккредитованном удостоверяющем центре, либо через посредников. Например, оформить подпись может банк, в котором у вас открыт расчетный счет.

Каждый раз, когда вы отправляете документ, вставляете в компьютер флешку с подписью — скан становится подписанным. Это гарантирует, что документ будет иметь юридическую силу, а при необходимости вы сможете доказать в суде, что действительно заключали соглашение.

Наш адрес

Москва, ул. Б. Полянка, 26