Главная / Новости / Памятка: сколько хранить документы

Памятка: сколько хранить документы

Подписаться на новости

Минфин обновил сроки хранения первички

Сроки хранения первички теперь отличаются от НК и законов.

Минфин уточнил сроки хранения бухгалтерской и налоговой первички. Они не совпадают ни со сроками в Налоговом кодексе, ни со сроками в законах о бухучете и архивном деле. По таблице проверьте, какие документы еще рано выбрасывать,  а от каких теперь можно избавиться быстрее.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, зависит от их вида. Если уничтожите бумаги раньше, организации грозят штрафы и доначисления.
Вид документа Срок хранения Основание

Финансовые документы

Документы на открытие, закрытие, переоформление расчетных счетов 5 лет Стр. 334 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Договоры банковского счета 5 лет после окончания срока действия договора Стр. 337 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Кредитные и заемные договоры

Документы, подтверждающие предоставление средств

5 лет после полного исполнения обязательств** Стр. 340 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Протоколы, постановления, решения: Стр. 18 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
– общих собраний акционеров и пайщиков, совещаний у руководителя организации Постоянно
– собраний структурных подразделений организации 5 лет
Списки лиц, имеющих право:

– на дивиденды

–участие в общем собрании акционеров

Постоянно Стр. 151 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Переписка о размещении акций, вкладов 5 лет Стр. 341 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Переписка о начислении дивидендов 5 лет Стр. 342 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Ведомости на выдачу дивидендов 75 лет Стр. 419 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Бухучет и отчетность

Бухгалтерская отчетность Стр. 351352 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ
– сводная годовая (консолидированная) Постоянно
– годовая Постоянно
– квартальная 5 лет (если нет годовых – постоянно)
– месячная 1 год (если нет квартальных, годовых – постоянно)
Аудиторские заключения 5 лет после отчетного года

По годовой бухотчетности – постоянно

Стр. 408 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ
Документы учетной политики 5 лет после окончания года, в котором они последний раз использовались в учете и для составления бухгалтерской отчетности Стр. 360 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ
Первичные документы и приложения к ним:
– кассовые документы и книги
– банковские документы
– корешки банковских чековых книжек
– авансовые отчеты и др.
5 лет после отчетного года Стр. 362 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ
Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы на зарплату и другие выплаты 5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)* Стр. 412 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности 5 лет** Стр. 379 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Регистры бухучета 5 лет после отчетного года Стр. 361 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ
Документы о недостачах, растратах, хищениях 5 лет** Стр. 410 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Документы о приеме выполненных работ Стр. 456 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
– по договорам на работы, относящиеся к основной деятельности 5 лет после истечения срока действия договора**
– по трудовым договорам, договорам подряда 5 лет

Если нет лицевых счетов:
– 50 лет, если документы оформлены начиная с 2003 года

– 75 лет, если оформлены до 2003 года*

– по остальным гражданско-правовым договорам 5 лет после истечения срока действия договора

Налоговый учет и отчетность

Документы по НДС

  • счета-фактуры, их заверенные копии для комитентов, принципалов инвесторов
  • книги покупок, продаж, доплисты к ним, журнал учета счетов-фактур
  • таможенные декларации (их заверенные копии), платежно-расчетные документы на уплату НДС при импорте
  • заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов (их заверенные копии), платежно-расчетные документы об уплате НДС при импорте с территории ЕАЭС
  • заполненные бланки строгой отчетности (их копии) при приобретении услуг по найму жилых помещений и услуг по перевозке работников в период служебной командировки
  • документы на передачу имущества, НМА, имущественных прав (их нотариально заверенные копии) с суммами восстановленного НДС по п. 3 ст. 170 НК
  • первичные документы на уменьшение стоимости приобретенных товаров, работ, услуг, имущественных прав в целях восстановления НДС по подп. 4 п. 3 ст. 170 НК
  • сводные документы по операциям за календарный месяц (квартал), которые подлежат регистрации в книге продаж. Например, бухгалтерская справка-расчет для восстановления суммы НДС по ст. 171 (1) НК
4 года с даты последней записи Стр. 368 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, подп. 8 п. 1 ст. 23подп. 5 п. 3 ст. 24 НК
Абз. 4 п. 24 приложения 4 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137
Абз. 4 п. 22 приложения 5 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137
Абз. 5 п. 13 приложения 3 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137
П. 11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137
Налоговые регистры 5 лет** Стр. 382 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Документы:

– об освобождении от уплаты налогов и сборов

– предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в них

5 лет** Стр. 384 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Декларации (расчеты) организаций по всем видам налогов 5 лет** Стр. 392 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Сведения о доходах физических лиц 5 лет

Если нет лицевых счетов:
– 50 лет, если документы оформлены начиная с 2003 года
– 75 лет, если оформлены до 2003 года*

Стр. 396 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Реестры сведений о доходах физических лиц 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)* Стр. 397 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Книги учета доходов и расходов по УСН В течение всего срока существования организации, регистрации предпринимателя Стр. 401 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Документы о налоговых льготах для региональных инвестиционных проектов 6 лет П. 3 ст. 89.2 НК

Страховые взносы

Документы, подтверждающие расчет и уплату взносов 6 лет Подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК
Расчеты по взносам на ОПС 5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)* Стр. 395 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Расчет в ФСС, которые отправлены по ТКС 5 лет с момента принятия ФСС Пункты 5.2, 6.2 и 6.3 Технологии приема расчетов, утвержденной приказом ФСС от 12.02.2010 № 19
Квитанция о получении расчета или о его получении с ошибками 5 лет после завершения процедуры приема расчета в ФСС
Сертификаты ключей подписи В течение всего периода хранения электронных документов в архивном хранилище, но не менее чем за 5 лет, предшествующих текущему году

Кадровые документы

Документы по личному составу (трудовые договоры, личные карточки сотрудников, лицевые карточки, счета работников) 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)*** Стр. 657658 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) На руководителей – постоянно

На сотрудников – 75 лет** либо

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)***

Стр. 656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Табели (графики), журналы учета рабочего времени 5 лет

При тяжелых и опасных условиях труда – 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)*

Стр. 586 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Правила трудового распорядка 1 год после замены их новыми Стр. 773 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Графики предоставления отпусков 1 год Стр. 693 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Штатные расписания и изменения к ним Стр. 71 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
– по месту разработки или утверждения Постоянно
– в других организациях 3 года после замены новыми
Подлинные личные документы сотрудников (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения и др.) До востребования

Невостребованные – 50 лет; 75 лет – если оформлены до 2003 года*

Стр. 664 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Документы по командировкам (служебные задания, отчеты, переписка) 5 лет (по долгосрочным зарубежным командировкам – 10 лет)** Стр. 669 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Командировочные удостоверения*** 5 лет после возвращения из командировки

Для командированных в районы Крайнего Севера и приравненных к ним местностям – 50 лет; 75 лет – если оформлены до 2003 года*

Стр. 668 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Документы о несчастных случаях на производстве 45 лет Ч. 6 ст. 230ч. 2 ст. 230.1 ТК

Документы по ККТ

Кассовый чек

Бланк строгой отчетности

5 лет после отчетного года должны хранить покупатели — организации и ИП

Продавцы хранить чеки (БСО) не должны

Ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ
Книга кассира-операциониста

Документы, подтверждающие расчеты с покупателями

5 лет после отчетного года Ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ

* Сроки хранения кадровых документов, которые установлены приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, должны быть приведены в соответствие со статьей 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. То есть если документы были созданы до 2003 года, они должны храниться 75 лет со дня создания. Если начиная с 2003 года – 50 лет со дня создания.

** Часть документов нужно хранить постоянно.

*** Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595). Эти документы отменили с 08.01.2015.

Наш адрес

Москва, ул. Б. Полянка, 26