Главная / Практика / Особенности применения электронно-цифровой подписи

Особенности применения электронно-цифровой подписи

31.01.2008 года прошла Интернет-конференцию на тему «Особенности применения электронно-цифровой подписи». На вопросы читателей отвечали ведущие эксперты журнала «Расчет».
— Собираемся вводить на предприятии электронный документооборот и использовать электронно-цифровую подпись. Подскажите, что необходимо сделать, чтобы получить саму электронно-цифровую подпись и «ключи» для нее. Карина Свиртинская, бухгалтер
– Для того чтобы получить «открытый» и «закрытый» ключи электронно-цифровой подписи, а также сертификаты этих ключей и программное обеспечение для работы с ЭЦП, Вам необходимо сначала обратиться в удостоверяющий центр. В этом центре необходимо заключить договор о предоставлении услуг удостоверяющего центра от имени вашей организации. Затем Вы оформляете заявку на оказание услуг по изготовлению сертификата ключа ЭЦП. В этом документе необходимо указать имя сотрудника, на которого будет выпущен заказываемый сертификат. Заявка должна содержать подпись этого сотрудника, а также руководителя вашей компании. В ней должна быть поставлена печать. Что касается формы заявки, то у каждого удостоверяющего центра она своя.
После этого владельцу сертификата необходимо будет ознакомиться с Инструкцией о порядке использования сертификата ключа ЭЦП, и подписать ее.
Как правило, вместе с заявкой и подписанной инструкцией будущий владелец сертификата предоставляет сотрудникам центра копию своего паспорта, заверенную подписью руководителя и печатью компании. Некоторые центры предлагают клиенту принести незаверенную копию и заверяют ее сами, сверяя с оригиналом. Гораздо реже требуется нотариально заверенная копия.
После этого необходимо оплатить услугу (как правило, центры требуют стопроцентную предоплату, но если заказчик решит получить несколько ключей – организация может предложить скидку) и ждать исполнения заказа (срок должен быть оговорен в договоре о предоставлении услуг удостоверяющего центра).
Когда представитель компании-клиента будет получать заказ, ему надо будет расписаться в журнале (его иногда называют реестром) о получении ключа ЭЦП и защищенного носителя. Но получить этот ключ, так же как и подписать акт сдачи – приемки выполненных работ, представитель заказчика сможет только в том случае, если предъявит сотрудникам центра соответствующие доверенности. Обратите внимание: многие центры разрабатывают свою форму доверенности и поэтому другую форму этого документа могут не принять.
15:01 31.01.08
— Добрый день. Руководство нашей компании (ООО) собирается внедрить на фирме электронный документооборот. Скажите, пожалуйста, будут ли легитимны решения общего собрания общества, оформленные электронными документами? Заранее большое спасибо. Антон Марков, юрисконсульт
– Безусловно, такой электронный документ на первый взгляд может вызвать вопросы. На самом же деле он, по сути, является полноценным документом, если будет оформлен по всем правилам. Во-первых, если такое решение будет подписано цифровыми подписями всех участников собрания. Во-вторых, если сертификаты ключа всех ЭЦП будут действовать на момент подписания документа. И в-третьих, если возможность подписания решений общего собрания ООО цифровыми подписями участников предусмотрена в учредительных документах фирмы. Кстати, налоговики уже несколько раз пытались доказать в суде, что решения общего собрания, выполненные в электронном виде, недействительны, но судьи с ними не согласились (см., например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 12 августа 2004 г.).
15:05 31.01.08
— В последнее время все чаще можно услышать о такой ситуации: в банк поступило электронное платежное поручение, согласно которому со счета фирмы, приславшей платежку, была снята крупная сумма денег и перечислена по указанным в документе реквизитам, а через некоторое время фирма объявляет, что никакую платежку не отправляла. Можно ли каким-то образом обезопасить себя от подобных происшествий? Например, прописав в банковском договоре, что ответственность за снятие денег со счета компании по «ложной» платежке будет нести банк? Никита Химтук, помощник адвоката
– Дело в том, что банк вряд ли внесет в свой договор условие о том, что он ответственен за то, что цифровой подписью клиента воспользовался кто-то другой – если, конечно, вы не являетесь для них почетным и «рекламным» клиентом.
По общему правилу, при использовании электронного документооборота риск разглашения ключа электронной подписи лежит только на клиенте. Ведь банки не обязаны отвечать перед клиентом за то, что он не смог уберечь свой ключ ЭЦП. И если в банк придет платежка, подписанная с помощью цифровой подписи, то служащие банка не будут звонить на фирму и спрашивать, действительно ли директор Иванов подписал платежку № 245 на списание энной суммы. Они просто выполнят банковскую операцию на основании платежного поручения, оформленного по всем требуемым законом правилам.
И если такие споры, о которых вы говорите, оказываются в суде, то арбитры практически всегда принимают сторону кредитной организации. Ведь уже неоднократно доказано, что «ключевая» система не позволяет инициировать сеанс связи с банком без предъявления главного ключа клиентского места, а также отправлять документы с клиентского компьютера от имени другого клиента и принимать в обработку не подписанные зарегистрированной ЭЦП документы. А предприятия, затевающие подобные тяжбы, обычно не в состоянии доказать, что дискету с ЭЦП у него похитили. И чтобы компании были совершенно уверены в обоснованности такого решения, судьи могут назначить экспертизу, которую будут проводить эксперты ЦБ РФ, чтобы определить, кому именно принадлежит подпись на спорной платежке (постановление ФАС Московского округа от 5 ноября 2003 г.).
15:09 31.01.08
— Один из наших крупных клиентов постоянно настаивает, чтобы договор был не только подписан, но и содержал печати обеих фирм. Даже добавил в договор соответствующее условие. И настаивает на его исполнении даже после того, как участники сделки перешли на применение ЭЦП. Но как же можно поставить печать на электронный документ? Светлана Васина, юрисконсульт
– В этом требовании нет ничего страшного для вас. Дело в том, что электронно-цифровая подпись в электронном документе не только признается равнозначной собственноручной подписи владельца ЭЦП, но и заменяет проставление печати в совокупности с собственноручной подписью (см. п. 2 ст. 19 Закона об ЭЦП). Поэтому требование вашего клиента и требование самого договора об обязательном наличии на нем печати будет соблюдено.
15:13 31.01.08
— Оформляем очередную сделку на поставку редкого оборудования. Но менеджер фирмы-поставщика уже один раз проявил себя как невнимательный сотрудник: не аннулировал по нашей просьбе один из заказов. При этом отказ был ему направлен по электронной почте с электронными подписями директора и ведущего менеджера отдела закупок. Когда ненужный заказ был выполнен, поставщик долго не соглашался забирать товар, и мы даже решили обратиться в суд, но засомневались – ведь в контракте ни слова не было сказано об использовании ЭЦП. Теперь хотим подстраховаться и внести изменения в договор поставки. Подскажите, какими договорными условиями можно «легализовать» применение электронно-цифровой подписи, чтобы подписанные ею документы имели силу даже в суде. Всеволод Алпатов, коммерческий директор
– Арбитражный процессуальный кодекс прямо предусматривает, что документы, подписанные ЭЦП или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств. Но для этого стороны должны либо прописать условия и порядок электронного документооборота и применения ЭЦП в основном договоре – на поставку товаров, или на перевозку груза, либо сделать приложение к этому контракту. При этом в тексте должны быть отражены следующие позиции: термины и определения типа «электронная система документооборота», «электронный документ», «ЭЦП» и другие; другими словами, целесообразно прописать все специальные термины и определить те понятия, которые чаще всего встречаются и могут быть неоднозначно восприняты; кроме того, предмет соглашения, а также порядок пользования системой электронного документооборота. Отдельное внимание стоит обратить на пункт о разрешении разногласий. Ведь если его не будет, то при возникновении спора о подлинности документа, подписанного ЭЦП, суд может и не принять электронные документы в качестве доказательств.
И помните, что если электронные документы необходимо приобщить к делу, их можно либо распечатать на бумаге, либо записать на электронный носитель – дискету, флэш или диск (постановление ФАС Поволжского округа от 24 июня 2004 г. по делу № А55-11635/03-3).
15:19 31.01.08
— Собираем пакет документов в налоговую инспекцию, чтобы возместить НДС. А банковские выписки у нас – только в электронном виде. Скажите, вправе ли мы предоставить инспектору такие выписки, а также соответствующий протокол входящего контроля? Оксана Нестерова, помощник бухгалтера
– Не волнуйтесь. Составление выписок по счету в электронной форме вполне соответствует требованиям закона. Ведь документ с ЭЦП, полученный из автоматизированной информационной системы, имеет юридическую силу. И такие электронные документы приняты в деловом обороте между банками и их клиентами (см., например, письмо Банка России от 10 февраля 1998 г. № 17-П). Поэтому такие требования инспекторов, как представление наряду с выписками банков в электронном виде этих же документов на бумажном носителе, лишены оснований (например, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 6 октября 2003 г. № А 17-842/5).
15:23 31.01.08
— В удостоверяющем центре нам предложили подписать договор на оказание услуг, в рамках которого специалисты центра сгенерируют для нескольких сотрудников нашей компании цифровую подпись, ключи к ней, а также выдадут сертификаты ключа. Никогда до этого не работала с такими документами. Подскажите, на какие его условия стоит обратить внимание? Наталья Краснова, начальник юридического отдела
– Для начала надо себе уяснить что это – один из видов гражданско-правового договора о возмездном оказании услуг. Поэтому помните, что он будет считаться заключенным в том случае, если будет содержать определенные действия, которые обязан совершить исполнитель, либо в нем будет указана определенная деятельность, которую он обязан осуществить. Предмет соглашения должен быть четко сформулирован, он может быть обозначен как непосредственно, так и с помощью указания на конкретную деятельность или круг возможных действий исполнителя – на основании предшествующих заключению договора переговоров или, допустим, переписки (см. п. 1 информационного письма Президиума ВАС от 29 сентября 1999 г. № 48). Например, предметом договора может быть предоставление программного и аппаратного обеспечения для криптографической защиты информации, создание открытого и закрытого ключей ЭЦП, изготовление сертификата ключа ЭЦП, приостановление действия сертификата ключа ЭЦП, возобновление действия сертификата ключа ЭЦП, прекращение действия (отзыв) сертификата ключа ЭЦП, проверка подлинности ЭЦП в электронном документе, замена сертификата ключа ЭЦП и прочее.
Кроме того, в договоре должны быть четко определены все термины, которыми стороны договора будут пользоваться в процессе исполнения данного контракта («электронно-цифровая подпись», «сертификат ключа ЭЦП», владелец сертификата ключа ЭЦП» и т. п.). Также следует оговорить порядок оплаты услуги. Обратите внимание на то, чтобы оплата производилась на основании тех тарифов, которые действовали на момент начала выполнения работ. Если договор изначально не содержал условия о сдаче-приемке услуг, лучше его добавить, чтобы бухгалтеры знали, когда ожидать документов.
Далее, советуем прописать условие, согласно которому исполнитель (удостоверяющий центр) обеспечивает выпуск и обновление списка отозванных сертификатов с включением в него всех отозванных и приостановленных сертификатов ключей ЭЦП, с указанием даты и времени прекращения или приостановления действия сертификата ключа ЭЦП. Так вы будете иметь дополнительную возможность проверить законность ЭЦП, ключей и сертификатов своих контрагентов, которые обслуживаются в этом же центре.
Как правило, договор с удостоверяющим центром содержит такое приложение, как Регламент предоставления услуг удостоверяющего центра. В нем определяется своеобразный алгоритм, пошаговая процедура выполнения центром-исполнителем вашего заказа. Этот документ является неотъемлемым приложением к договору (что должно быть отражено и в теле основного контракта), и его условия обязательны для исполнения обеими сторонами сделки.
15:29 31.01.08
— На предприятии, где моя знакомая работает главбухом, книги продаж, покупок и учета счетов-фактур составляются в электронном виде. Причем по формам, которые на этой же фирме и разработаны. Насколько это правомерно? Евгения Полтавец, бухгалтер
– То, что при бухучете можно использовать электронные документы, например, составлять первичные и сводные учетные документы на бумажных и машинных носителях информации, известно давно (см., например, Закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», письмо Минфина от 19 мая 2006 г.). А практика, существующая на настоящий момент, подтверждает то, что такие документы, как книги покупок, продаж и регистраций счетов-фактур, бухгалтеры вполне могут вести в электронном виде. Но опять же – при оформлении электронных бухгалтерских документов сотрудникам необходимо соблюдать и те требования, которые законодательство предъявляет к форме и содержанию каждого из них, а также правила составления и заполнения электронных документов как таковых (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 6 июня 2005 г. Кроме того, условие о ведении некоторых бухгалтерских документов в электронном виде надлежит прописать в политике предприятия).
15:32 31.01.08
— У нас в компании произошел инцидент – по всей видимости, кто-то воспользовался дискетой с цифровой подписью гендиректора для подписания разового контракта, и теперь у нас проблема с этим поставщиком. После того, как все убедились, что руководитель не подписывал этот документ, сертификат ключа подписи мы поспешили аннулировать. Объясните, пожалуйста, аннулирование имеет «обратную силу», или ЭЦП гендиректора на старых документах имеет силу? Андрей Лесных, помощник юриста
– После аннулирования сертификата те документы, которые были подписаны ЭЦП до этого момента, не утрачивают юридическую силу. Электронно-цифровая подпись после прекращения ее действия не может быть применена только для удостоверения новых документов, а в отношении «старых» ее действительность не должна ставиться под сомнение только на том основании, что ее действие было впоследствии прекращено.
15:36 31.01.08
— Директор заказал нескольким сотрудникам ЭЦП, которую каждый из них положил в один из ящиков своего стола. Но когда руководитель узнал об этом, устроил серьезный выговор. Правда ли, что владельцы ЭЦП обязаны (именно обязаны) ее прятать? Александр Ветров, ведущий менеджер отдела продаж
– Директор сделал вам и вашим коллегам правильное замечание. Обратите внимание – это в ваших же интересах. Ведь при несоблюдении законных требований о секретности ключа владелец ЭЦП, в случае его несанкционированного использования, будет обязан возместить все причиненные вследствие этого убытки – например, своей компании или удостоверяющему центру, в котором обслуживается его фирма.
15:41 31.01.08
— Слышал, что некоторые компании создают собственные удостоверяющие центры. Поясните, пожалуйста, что это такое и в каких случаях целесообразно их использование? Заранее благодарен. Сергей Корик, юрист
– Собственные удостоверяющие центры компании создают, как правило, для внутрикорпоративного электронного информационного обмена. Такие центры не требуют лицензирования. Они оправдывают себя при соблюдении ряда условий. Во-первых, когда количество владельцев ключей подписи более пятидесяти (т. е. обществам с ограниченной ответственностью вариант с собственным УЦ однозначно не подходит). Во-вторых, если у компании четко определено количество внешних контрагентов. Дело в том, что некоторые крупные компании договариваются с клиентами о передаче открытого и закрытого ключей и предоставляют доступ к собственному удостоверяющему центру. Но с множеством клиентов договориться будет очень сложно. Другими словами, использование собственных центров целесообразно вводить на крупных предприятиях для внутреннего обращения электронных документов, то есть там, где трудно обеспечить перемещение сотрудников, наделенных правом подписи, из отдела в отдел.
15:45 31.01.08
— Здравствуйте! Не так давно наблюдала ситуацию, которая произошла в налоговой инспекции. Сотрудник ведомства отчитывал бухгалтера за электронный счет-фактуру. Скажите, инспектор прав? Возможности составлять счета-фактуры в виде электронных документов нет? Татьяна Стальниченко, бухгалтер
– В настоящее время – нет. Дело в том, что в соответствии с Налоговым кодексом счет-фактура подписывается либо руководителем и главным бухгалтером организации, либо сотрудниками, уполномоченными на то приказом (или другим распорядительным документом) по организации; счет-фактура может быть заверена и лицом, имеющим доверенность (опять же выданную руководством компании). Указание на возможность использования аналогов собственноручной подписи – факсимиле или ЭЦП, при подписании счета-фактуры в НК отсутствует. Чтобы предупредить попытки фирмы придать счету-фактуре электронный вид, ФНС в своем письме от 17 мая 2005 г. № ММ-6-03/404@ указала, что счета-фактуры, оформленные таким образом, будут признаны недействительными и не смогут «участвовать» в возмещении НДС (также см. письмо ФНС от 14 февраля 2005 г. № 03-1-03/210/11).
15:48 31.01.08
— Давно сотрудничаем с голландской компанией на основании международных договоров поставки комплектующих. В ближайшее время планировали перейти на использование ЭЦП – как при оформлении внутрироссийских поставок, так и внешнеэкономических. Скажите, нет ли каких-либо проблем применения электронно-цифровой подписи для российского предприятия за пределами России? Заранее благодарна за ответ. Анжела Миленская, главный бухгалтер
– Основная проблема заключается в критериях признания иностранных ЭЦП и иностранных сертификатов. Дело в том, что в России существует такое правило: иностранный сертификат ключа подписи признается на нашей территории только в том случае, если он будет признан, или легализован, как это положено по нашим, российским законам. Но легализован-то должен быть не просто «бумажный» сертификат (для этого можно было бы спокойно обратиться в соответствующее консульство, чтобы консул засвидетельствовал подлинность подписей на документах и актах, как того требуют законы России). Но иностранная ЭЦП и иностранные ключи созданы в соответствии с правом другой страны, основанным на других стандартах, других подходах, другой технологии. Поэтому решения налоговиков, сотрудников банков и даже судей при возникновении спорных ситуаций, честно говоря, непредсказуемы. В настоящее время такая практика еще недостаточно сформирована, и в этом отношении работа с электронными документами, содержащими иностранные ЭЦП, на наш взгляд, несколько рискованна. Но в любом случае, составляя внешнеэкономический контракт, постарайтесь вписать в него условие, чтобы к отношениям, возникающим в рамках данного договора, применялось право Российской Федерации.
15:52 31.01.08
— Один из наших постоянных клиентов при оформлении сделок использует ЭЦП. Сейчас наша компания встала перед выбором: тоже начать пользоваться цифровой подписью при ведении бизнеса или продолжать работать «по старинке». Однако, узнав о планирующейся «модернизации», наш клиент объявил, что нам необходимо обращаться в тот же удостоверяющий центр, в котором обслуживается он. Конечно, мы ничего против того удостоверяющего центра (как, впрочем, и против всех остальных) не имеем, но чем объясняются такие ограничения? Юлия Зинчук, юрист
– На самом деле этого можно и не делать. Но если обе стороны сделки обслуживаются в одном и том же удостоверяющем центре – это будет очень удобно в первую очередь им самим. В основном это позволит избежать различных технических проблем с совместимостью программ, но главное – если партнеров по сделке связывает только один удостоверяющий центр, это сводит к минимуму проблемы при предъявлении каких-либо претензий при проверке ЭЦП на договорах. Поэтому ваш давний клиент не столько ограничивает вас в выборе центра, сколько стремится к тому, чтобы ваше «электронное» сотрудничество действительно упростило ведение бизнеса, а не добавило новых проблем.
15:57 31.01.08
— Уволился один из замов генерального директора нашей компании, имевший собственную ЭЦП. Подскажите, какова теперь судьба «его» электронной подписи (дело в том, что дискету вместе с делами он не передал генеральному директору, а, судя по всему, унес с собой). Большое спасибо. Екатерина Мамедова, помощник юриста
– В этом случае вам, точнее – вашему руководителю, необходимо известить удостоверяющий центр, выдавший ЭЦП, чтобы сертификат ключа данной подписи был как можно скорее аннулирован (такое право ему предоставлено статьей 14 закона об ЭЦП). Тогда бывший зам не сможет подписывать документы от имени вашего предприятия. Для этого руководитель фирмы должен написать заявку на аннулирование сертификата ключа примерно такого содержания: «Прошу аннулировать сертификат ключа подписи сотрудника нашей организации, изготовленный на основании договора № ___ от «__» ____ 200_ г. и внести аннулированный сертификат ключа подписи в список отозванных сертификатов». Далее укажите Ф.И.О. сотрудника, чей сертификат вы собираетесь отозвать, поясните, по какой причине вы это делаете, и напишите серийный номер сертификата.

Наш адрес

Москва, ул. Б. Полянка, 26