Главная / Новости / Новый способ защиты при проверках: введите режим коммерческой тайны

Новый способ защиты при проверках: введите режим коммерческой тайны

Подписаться на новости

Бизнес в России — мероприятие не только сложное, но иногда и опасное. И даже полностью белые компании могут попасть под подозрение налоговой и органов по разным причинам. Тогда в офис могут прийти следователи, которые будут вправе изъять любые документы. Кроме тех, которые составляют коммерческую тайну.

Подтвердить наличие режима коммерческой тайны можно приказом о ее внедрении и другими документами — какими именно читайте ниже. Если у следователя нет разрешения суда, ему останется только уйти. Если он проигнорирует ваше законное право не давать документы и попытается изъять их «насильно», это только плюс — доказательства, полученные незаконным путём суды не принимают, и они будут исключены из дела. Экономическая экспертиза таких документов тоже будет объявлена несостоятельной.

Время, которое следователь потратит на получение разрешения, вы можете использовать с пользой для себя — обратиться к юристу для консультации о рисках, связанных с запрашиваемыми документами.

Важно! Оригиналы документов также передайте своему юристу по налоговым спорам или адвокату. Обыскивать офисы адвокатов можно только по суду. Когда следователь явиться с разрешением на изъятие, вы сможете сказать, что отдали документы адвокату или аудитору для экспертизы. И пусть позвонят юристу — он подтвердит информацию, но тут же сообщит, что документы в работе и предоставить их прямо сейчас не получится, передаст тогда, когда закончит рассмотрение.

Если вы режим тайны в компании не вводили, то следователь может изъять всё, что посчитает нужным, в первый же визит. Давайте разберемся, как провести внедрение.

Внедряем режим коммерческой тайны

Сразу оговоримся — лучше привлечь к этому делу юристов, потому что одна неверная фраза в документах и никакого режима у вас не будет.

Кратко весь процесс выглядит так:

1. Нужно издать приказ или решение об утверждении Положения о коммерческой тайне и список сотрудников, кто имеет к ней доступ;

2. Создать само Положение. Образцы в интернете есть, но для каждой компании необходимо составлять его отдельно, учитывая специфику. Отталкиваться можно от следующих нормативных актов: № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»; № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; № 152-ФЗ «О персональных данных».

В Положении стоит включить такие пункты:

  • полномочия руководства по обеспечению сохранности информации;
  • перечень сведений, составляющих коммерческую тайну;
  • порядок отнесения информации к коммерческой тайне;
  • обязанности сотрудников по обеспечению сохранности коммерческой тайны;
  • порядок доступа к ней;
  • механизмы защиты коммерческой тайны;
  • ответственность сотрудников за нарушения и т.п.

Информация, отнесённая к тайне может быть классифицирована по уровням доступа. Приказы о допуске тех или иных работников можно выпускать отдельно.

3. Все сотрудники должны ознакомиться с Положением под роспись.

4. Необходимо добавить дополнительное соглашение о конфиденциальности к трудовым договорам.

Документы и папки, а также цифровые носители, содержащие коммерческую тайну, должны быть маркированы, обычно это делается специальными наклейками. Более того, нужно физически обеспечить сохранность этих документов при помощи специальных шкафов, сейфов, паролей и т.п. Информация должна быть реально защищена. Вообще же, документы нужно не только правильно составить, но после, ещё и контролировать их исполнение.

Примечание: этот способ не отдавать документы проверяющим сразу работает, но не во всех случаях. Письмо Минфина от 09.02.2021 № 03-02-11/8341 заверяет налогоплательщиков, что разглашения коммерческой тайны третьим лицам со стороны проверяющих исключено. При этом у контролирующих органов появляются основания наложить штраф.

Наш адрес

Москва, ул. Б. Полянка, 26