Главная / Для подписчиков / Личная карточка сотрудников: правила хранения

Личная карточка сотрудников: правила хранения

Где хранить? Как хранить? Сколько хранить? Сшивать или не сшивать? А может, вообще лучше не вести? Эти и подобные им вопросы появляются у сотрудников, волею судьбы (и собственного начальства) наделенных полномочиями по ведению, хранению и систематизации личных карточек и личных дел.

Личная карточка работника – учетный документ, в который вносится основная информация о трудовой деятельности сотрудника. Она обязательна для ведения всеми работодателями (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Форма личной карточки (№ Т-2) была утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Личное дело – это совокупность документов о трудовой деятельности работника. Вести личные дела на своих работников обязаны только в госкомпаниях (Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640). В сфере частного бизнеса решение о том, нужно ли вести личные дела работников, принимает руководитель организации.

Как заполнять

Обложка папки личного дела является его титульным листом. Ее форма приведена в Приложении № 28 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила хранения).

На место заголовка дела вписываются Ф. И. О. работника полностью в именительном падеже. Местоположение других сведений может варьироваться (это не принципиально). Чаще всего организации закупают уже готовые папки с нанесенными типографским способом полями, которые заполняются от руки. Реже титульный лист набивают на компьютере и распечатывают, потом приклеивают на обложку папки, но срок хранения дела длительный и со временем этот приклеенный лист может сильно пострадать.

Датой начала личного дела является дата приказа о приеме на работу (даже если она отличается от даты трудового договора). А датой окончания – дата приказа об увольнении, даже если последний день работы человека в организации был позже.

Номер дела переносится из Журнала регистрации личных дел работников. Там личные дела обычно нумеруются валовым порядком, хотя возможно и использование индексов для отображения категорий работников. Для удобства поиска на корешке папки личного дела проставляют индекс и номер дела.

Обратите внимание:
Личное дело ведут не «вместо», а «вместе» с личной карточкой. Последняя в этом случае всегда будет храниться отдельно от личного дела работника, т. е. в номенклатуре дел это будут разные дела.

Количество листов и номер описи по личному составу, в которую включается данное дело, заполняют при его подготовке к передаче в архив из отдела кадров на следующий год либо в течение трех лет после увольнения соответствующего человека. Срок хранения лучше заполнить тогда же (а то мало ли что еще может поменяться).

Подальше положишь – поближе возьмешь

«А дело-то поважнее нагана будет. Ты когда-нибудь его у меня на столе видел? Ну, вот так, чтоб меня за столом не было, а дело бы лежало? Ты, к примеру, хоть один документ у меня на столе прочитал? Нет! А ты задумывался, почему? Я тебе отвечу. Иной преступник за любую бумажку на моем столе или на твоем – безразлично, полжизни отдаст». Глеб Жеглов, «Место встречи изменить нельзя».

Личная карточка и личное дело работника, конечно, не уголовное дело. Но они содержат персональные данные сотрудника, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования. Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег.

При работе с карточками и делами не допускается оставлять их без присмотра на столе, тем более на ночь. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того как в них будет внесена новая информация или будут подшиты новые документы.

Обратите внимание:
Срок их хранения определяется по статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле). Срок хранения документов по личному составу – 50 лет, если документы были закрыты делопроизводством начиная с 1 января 2003 года. А личные карточки и личные дела увольняемых сейчас (и всех уволенных с 1 января 2003 г.) работников как раз попадают в эту категорию.

При заведении личных дел на работников им присваивают порядковые номера, регистрируя в Журнале личных дел в валовом порядке. Как правило, личное дело под номером 1 заводится на руководителя, далее – на остальных сотрудников по мере их поступления в организацию.

При увольнении работников номера их личных дел новым сотрудникам не присваивают. Нумерация продолжается до какого-то установленного предела, допустим, до 10 000.

Личные дела выстраиваются в шкафу обычно по их порядковым номерам, реже – по алфавиту или по структурным подразделениям. Это делается для оперативного учета и быстрого поиска.

Если организация решила вести личные дела, то их необходимо учитывать в Журнале регистрации личных дел. Для личных дел госслужащих его принято вести в бумажной форме, прошивая и удостоверяя подписями руководителя организации (или уполномоченного лица) и печатью организации. Такой журнал обычно заполняется, пока в нем есть место, на протяжении нескольких лет сведениями о заводимых личных делах (это так называемое «переходящее» дело).

После окончания Журнал необходимо закрыть по всем правилам: оформить итоговую запись о количестве зарегистрированных личных дел, если были ошибки в нумерации, то упомянуть это, и подписать (обычно это делает руководитель кадровой службы с указанием даты). Номер личного дела из Журнала переносится: в обязательный учетный документ – личную карточку и на обложку личного дела.

Объединять или…

Хранить личные карточки можно как объединяя в одно дело, так и по отдельности (но как правило, их объединяют в наряды). Эти документы систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри каждого тома располагаются строго по алфавиту фамилий. Компании, которые решили хранить личные карточки томами, должны понимать следующее.

По общему правилу, максимальная толщина тома должна быть в пределах 4 см и 250 листов. Но личные карточки выполнены, как правило, типографским способом на плотном картоне. И, соответственно, в дело может войти не более 150–200 листов. В противном случае в архиве при подготовке и выдаче архивных справок будет трудно работать с таким тяжелым и неповоротливым делом.

То же касается и личных дел, но с некоторыми уточнениями:

а) сразу после увольнения работника из его личного дела изымаются копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других предоставленных работником документов, содержащих его персональные данные (п. 7 ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом. Поэтому в личном деле нужно оставить только оригиналы и копии документов работника, которые касаются его работы в компании;

б) из документов личного дела извлекаются все скрепки и скобы степлера (это стандартная практика при подготовке к длительному хранению любого дела);

в) документы каждого личного дела располагаются в хронологическом порядке: от заявления о приеме на работу (с 2002 г. это необязательный документ) и/или оригинала трудового договора с копией соответствующего приказа до копии приказа об увольнении;

г) в целях обеспечения защиты персональных данных при передаче личных дел уволенных в архив их уже стараются не сшивать в наряды, а передавать отдельными делами (тогда они должны фигурировать отдельными строками в описи дел по личному составу).

Если же организация продолжает действовать по старинке, то при формировании тома с личными делами уволенных в конкретном году перед каждым комплектом документов из отдельного личного дела подкладывается лист, на котором напечатаны фамилия, имя, отчество сотрудника (порой для этого используют бумагу ярких цветов, чтобы было легче ориентироваться в томе); а потом можно вложить лист внутренней описи личного дела данного человека (но это необязательно).

Как правило, личные дела, включенные в наряды, бывают достаточно тонкие: состоят из 4–20 документов. Поэтому необязательно составлять в нарядах стандартные внутренние описи к каждому личному делу. Но в начале наряда необходимо будет сделать общую внутреннюю опись вошедших в него личных дел и поместить ее после обложки.
**************************************************************************************************************************************************************************

Немного о ЛИКВИДАЦИИ юр.лиц

Дадим рекомендации по ликвидации компаний и банкротству фирм
Несколько способов закрытия ООО. Риски каждого из способов.

Если вы не хотите:
— полностью потерять контроль над ситуацией при ликвидации компании;
— платить пени, налоги и штрафы;
— отвечать на очень неприятные вопросы прокуратуры, ФНС и других госструктур;
— быть привлеченным к уголовной ответственности;
— расплачиваться, в том числе, и личным имуществом,
То обращайтесь к юристам за консультациями.

Если у вашей фирмы нет долгов — только добровольная ликвидация компании.
Если долги есть — только Банкротство. Мы Вам поможем!
***

И так: Банкротство фирм

К банкротству организации могут привести разные причины – предприятие стало убыточным, финансовый кризис привел к тому, что владельцы не могут расплатиться с кредиторами или с банком. Банкротство предприятия – законный способ выйти из бизнеса с наименьшими потерями.

-Реальное банкротство. Этот вид характеризуется неспособностью предприятия восстановить свою платежеспособность в силу реальных потерь капитала. Компания объявляется арбитражным судом несостоятельной в соответствии с законом о банкротстве. Банкротство организации наступает вследствие неэффективного управления компанией.
-Временное (условное) банкротство. Вызывается превышением актива баланса компании над ее пассивом или же большим размером дебиторской задолженности. В этом случае при помощи процедур административного и внешнего управления можно восстановить платежеспособность предприятия.
-Преднамеренное (умышленное) банкротство. Ситуация, когда руководство предприятия специально доводит его до банкротства, различными способами расхищая его средства. Умышленное банкротство юридического лица преследуется по закону.
-Фиктивное банкротство. Заведомо ложное объявление о несостоятельности в целях получения от кредиторов отсрочки и рассрочки платежей. Виновные в фиктивном банкротстве и утаивании активов для погашения долгов также преследуются в уголовном порядке.

Выгода проведения процедуры банкротства компании для Должника — это списание задолженности предприятия перед кредиторами и как правило ликвидация организации, т.к. в нашей стране практика финансового оздоровления предприятий практически отсутствует.
Однако взять и обанкротиться не так уж и просто. Для этого необходима тщательная подготовка к банкротству, которую осуществляют наши специалисты (юристы, бухгалтера, арбитражные управляющие), а именно:

— изучение специалистом деятельности организации Должника за 3 предыдущих года с выдачей предварительного анализа возможных последствий для Должника при банкротстве,
— устранение неблагоприятных факторов в деятельности Должника (восстановление бухгалтерской отчетности, первичных документов и т.д.),
— при банкротстве должника мы обязательно вводим только своего арбитражного управляющего, т.к. только таким образом можно контролировать процедуру банкротства.
— в процессе банкротства мы не допускаем привлечения к субсидиарной и уголовной ответственности контролирующее Должника лицо, но сводим к минимуму такую ответственность, а в большинстве случаев к нулю.
*************************************************************************************
Другие схемы Ликвидации фирм:

1.Продажа фирмы или смена учредителей и директора

Продажа фирмы третьим лицам или смена участников и директора на номинальных — самый дешевый и самый ненадежный способ избавиться от фирмы. Этот способ мы рекомендуем использовать только как промежуточный в комплексе с другими.

Категорически не рекомендуем использовать только этот способ, так как с 31.03.2015 г. это грозит уголовной ответственностью. С 31 марта 2015 г. статьи 173.1., 173.2 УК РФ действуют в новой редакции (Федеральный закон № 67-ФЗ от 30.03.2015 г.) и предусматривают уголовную ответственность за использование подставных лиц в качестве участников и/или исполнительного органа фирмы.

Плюсы:
1) самый дешевый способ;
2) самый быстрый способ (4 недели).

Минусы:
1) Закрытие ООО не происходит (не исключается из ЕГРЮЛ), а продолжает существовать. К ней можно предъявить претензии. В том числе к периоду деятельности предшествующего директора;
2) высокие риски: субсидиарная (т.е. личная имущественная) ответственность бывших участников и директора, судебные иски, уголовная ответственность по ст. 173.1 и 173.2 УК РФ.

Для снижения рисков рекомендуется оформлять договор купли-продажи фирмы через нотариуса с иностранным гражданином и/или иностранной управляющей компанией в исполнительном органе.

2.Смена учредителей и директора + смена адреса (смена региона)

В последнее время процедура смены адреса/региона вызывает достаточно много сложностей. Налоговая пытается противодействовать такому способу закрытия ООО, особенно фирмам с долгами в бюджет.

Причем проблемы могут возникнуть как на этапе перевода компании в другой регион (неоднократная подача документов на перевод, увеличение нотариальных расходов), так и после успешной регистрации смены адреса.

В судебной практике стали частыми такие случаи: через определенный срок ИФНС проводит выездную проверку по новому адресу и, не находя подтверждения местонахождению, возвращает организацию по старому адресу. Т.е., затратив немалые деньги, можно прийти к тому же результату, с которого начали.

3.Реорганизация присоединением или слиянием

Как правило, ликвидируемая компания присоединяется к фирме из другого региона. При удачном завершении ваша фирма прекращает существовать и исключается из ЕГРЮЛ. Но существует несколько подводных камней, о которых практически не пишут.

Кратко перечислю 3 основные проблемы, с которыми можно столкнуться.

1) Проблемные фирмы в одной связке с вашей.
Ваша компания может присоединяться к правопреемнику в группе с совершенно неизвестными вам другими фирмами. Их число может доходить до 20-30. Это значит, что при возникновении проблем с одной из присоединяемых фирм пострадает вся связка. Это привлечет внимание налоговой инспекции, которая может инициировать проверку с нехорошими последствиями.

2) Претензии налоговой в течение 3-х лет после присоединения.
Присоединение в связке с другими фирмами может пройти успешно. Ваша фирма будет исключена из ЕГРЮЛ. Но в течение 3-х последующих лет могут возникнут претензии к одной из реорганизуемых фирм, бывших в связке с вашей. Тогда ИФНС может отменить реорганизацию, восстановить фирму в ЕГРЮЛ и инициировать проверку.

3) Участники вашей фирмы становятся участниками фирмы-правопреемника.
Бывают случаи, когда некоторые юр. фирмы при присоединении оставляют участников ликвидируемой компании в составе участников правопреемника. То есть ваша фирма исключается из ЕГРЮЛ, но участники вашей компании перемещаются к правопреемнику. Вместе с большим количеством других незнакомцев со своим багажом проблем.

Обратите внимание на эти моменты. Задайте вопросы юристу, чтобы избежать сюрпризов в будущем.

4.Реорганизация фирмы присоединением «один к одному»

Одна ваша организация присоединяется к правопреемнику без ненужного соседства других фирм. Это более безопасный способ.

Плюсы:
1) исключаются риски, связанные с другими компаниями в связке;
2) такое присоединение не вызывает подозрений ИФНС, следовательно проходит немного быстрее.

Дополнительной подстраховкой может быть последующее официальное закрытие
компании — правопреемника. При такой процедуре максимально сокращены риски, нет налоговой проверки вашей компании. Также исключена возможность отмены закрытия ООО, так как произведено официальное закрытие компании -правопреемника с соблюдением всех необходимых юридических процедур.

Минусы: единственный недостаток – достаточно высокая стоимость.

5.«Неотменяемая реорганизация»

Способ не очень распространен на сегодняшний день. Но, по нашему мнению, совершенно незаслуженно.

Процедура реорганизации проходит также, только в качестве правопреемника выступает компания с участниками-иностранными лицами и управляющей компанией в качестве исполнительного органа (директора).

Этот способ безопаснее, чем реорганизация с правопреемником РФ, по такой причине. Сейчас отменить процедуру реорганизации можно только опросив действующих лиц правопреемника. В случае с иностранцем это сделать достаточно сложно. Следовательно, при соблюдении всех необходимых действий и мер предосторожности, отменить процедуру нельзя.

Основной момент, который влияет на успешность реорганизации — кто заверяет документы от лица правопреемника у нотариуса и подписывает необходимые документы.

Есть 2 безопасных варианта:
1. Документы заверяются за границей, апостилируются и переводятся, тогда заявителем фигурирует иностранец, но это увеличивает срок и стоимость.

2. Документы заверяет представитель-резидент на территории РФ на основании доверенности, которая сдается в регистрационный орган, и из которой следует, что данное лицо не имеет права вести финансово-хозяйственную деятельность, а наделено лишь курьерской функцией.

Плюсы: основное отличие такого присоединения в том, что отменить его нельзя.

Минусы: процедура несколько дороже обычной.

6. Закрыть ООО через офшор

Это закрытие ООО через оформление вашей компании на иностранную инкорпорацию (офшор).

Этот способ не очень распространен, так как есть определенные сложности в его исполнении, но имеет несомненные плюсы:

1) небольшой срок: 3,5 – 4 недели занимает вся процедура.
2) значительно снижены риски по сравнению с обычной сменой директора и участников, так как офшорная компания, которая будет возглавлять вашу компанию в дальнейшем, не имеет в России ни филиалов, ни представительств. У налоговых органов отсутствуют какие-либо сведения о владельцах этой организации.
3) при переоформлении компании на офшор налоговые органы не проводят проверку (возможно закрытие компании таким путем с небольшими долгами).
4) иностранная компания не имеет представительства в РФ, что исключает возможность истребования налоговыми органами документов компании.
5) решение о смене руководителя вашего юридического лица принимает офшорная компания, что исключает заинтересованность прежнего руководителя в переоформлении компании.
******

🔥Чтобы быстро и правильно закрыть бизнес с долгами, следует обратиться в профессиональную организацию, специализирующуюся на проведении подобных процедур.

👉Цена ликвидации бизнеса будет зависеть от нескольких критериев. Получить бесплатную консультацию наших специалистов, узнать примерную стоимость процедур, а также их сроки вы можете прямо сейчас: https://www.barrit.ru/likvidacia/

Наш адрес

Москва, ул. Б. Полянка, 26