Главная / Новости / Как организовать защиту персональных данных сотрудников

Как организовать защиту персональных данных сотрудников

Подписаться на новости

Работодатель обязан обеспечить защиту персональных сведений о своих работниках. Такое требование содержит Трудовой кодекс РФ (глава 14).

Что считать персональными данными

Персональные данные работника – это информация, необходимая работодателю в связи
с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. А именно:

-паспортные данные;
-семейное положение;
-сведения об образовании;
-номер страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
-сведения о трудовой деятельности и др.
Эта информация необходима работодателю, чтобы заключить трудовой договор, заполнить личную карточку № Т-2, помочь работнику в обучении, продвижении по службе, обеспечить его личную безопасность, контролировать количество и качество выполняемой им работы.

Понятие персональных данных содержит Перечень сведений конфиденциального характера (утвержден Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении сведений конфиденциального характера»). Это сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни человека.

Как получать персональные данные

Персональные данные относятся к конфиденциальной информации, то есть к которой нет свободного доступа. Поэтому работодатель обязан получать все персональные данные
о работнике только у него самого. Если по каким-то причинам сделать это невозможно, то запрашивать такие сведения у посторонних лиц работодатель вправе только с письменного согласия работника. При этом ему нужно сообщить о целях, источниках, способах получения персональных данных, о том, какая именно информация интересует работодателя, а также о последствиях отказа работника дать письменное согласие на получение этих сведений.

Из этого правила есть исключение: работодатель вправе запрашивать информацию, например, из различных медицинских учреждений о противопоказаниях и ограничениях в трудовой деятельности своих работников.

Главная цель такого исключения – предупредить и предотвратить угрозу жизни и здоровью работника.

Передавать конфиденциальную информацию о работнике другим лицам разрешается только с письменного согласия самого работника. Не допускается передача личных сведений о работнике с коммерческой целью. Передача таких сведений без письменного согласия возможна только в случаях:

-это необходимо в целях защиты жизни и здоровья работника (степень угрозы определяет работодатель);
-это предусмотрено федеральным законом (например, ст. 228 ТК РФ прямо определяет, что если на производстве произошел несчастный случай, то об этом в обязательном порядке должны быть незамедлительно проинформированы родственники пострадавшего, а также ряд государственных и местных властных структур).

Журнал учета внутреннего доступа к персональным данным работников

Работодатель обязан соблюдать конфиденциальность при работе с персональными данными работников. Для этого следует вести специальные журналы учета.

Журнал учета внутреннего доступа к персональным данным работников

В журнале учета внутреннего доступа к персональным данным работников указывают: дату выдачи и возврата документов (личных дел) работникам организации; цели выдачи, наименование выдаваемых документов, срок пользования. Если документов было много, и их выдавали по описи, при возврате нужно проверить их наличие по описи. Сотрудник, возвращающий документы, обязан присутствовать при этом. Выдавая документы, предупредите, что делать в них пометки и исправления, вносить новые записи, извлекать документы (например, из личного дела) или помещать новые нельзя.

В журнале учета выдачи персональных данных работников организациям и государственным органам регистрируют: поступающие запросы (дату получения, номер и дату входящего документа, от какого органа получен запрос); дату передачи персональных данных; содержание переданной информации; дату уведомления об отказе в предоставлении информации (в случае такового).

Кроме того, кадровик должен регулярно проверять наличие документов и других носителей информации, содержащих персональные данные работников. Для этого также следует вести специальный журнал.

Какие сведения указывают в Положении о защите персональных данных

Порядок хранения и использования персональных данных работников фирмы определяет Положение о защите персональных данных. Это обязательный внутренний (локальный) документ фирмы, его разрабатывает кадровая служба.

Закон не установил строгой формы этого документа, но он должен соответствовать требованиям, которые предъявляет к защите персональных данных работника ТК РФ.

В Положении должно быть указано:

-цель и задачи фирмы в области защиты персональных данных;
-понятие и состав персональных данных;
-в каких структурных подразделениях и на каких носителях (бумажных, электронных) накапливаются и хранятся эти данные;
-как происходит сбор персональных данных;
-как они обрабатываются и используются;
-кто (по должностям) в компании имеет к ним доступ;
-как персональные данные защищаются от несанкционированного доступа;
-права работника в целях обеспечения защиты своих персональных данных;
-ответственность за разглашение конфиденциальной информации, связанной
с персональными данными работников.

Кто утверждает Положение о защите персональных данных Положение
о защите персональных данных работника

Положение о защите персональных данных работника утверждает руководитель фирмы или уполномоченное им лицо. А вводится в действие этот документ приказом руководителя.

Кто имеет доступ к персональным данным

Каждый работник, который в силу своих должностных обязанностей имеет доступ
к персональным данным других работников, должен подписать обязательство об их неразглашении.

Перечень лиц, которые имеют доступ к персональным данным работника, обычно оформляют
в виде приложения к Положению.

В первую очередь это сотрудники кадровой службы, поскольку они собирают и формируют данные о работнике, руководители структурных подразделений (например, главный бухгалтер, начальники отделов). Однако последние вправе запрашивать только те данные, которые необходимы для выполнения конкретных трудовых функций (например, чтобы рассчитать льготы по налогам, бухгалтерия получит не все сведения о работнике, а только данные о количестве его иждивенцев).

Работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных, а работник – расписаться в этом. Факт ознакомления обычно оформляют распиской, которая остается у работодателя.

Источник: Бухгалтерия.ру
ссылка: http://www.buhgalteria.ru/article/n152122

————

И еще: Закрыть предприятие — Альтернативно или официально

Вариант закрытия предприятия, который предлагает наш центр Вам — перевод предприятия на наших учредителей с заменой генерального директора на иностранную управляющую компанию, либо на иностранного директора. Суть заключается в том, что права и обязанности учредителей ликвидируемой фирмы переходят новым учредителям, иностранцам, назначается новый генеральный директор и бухгалтер. Главный плюс такой ликвидации компании — небольшие сроки и стоимость. Суть такого перевода заключается в том, что по законодательству РФ ответственность за деятельность организации несет Генеральный директор и бухгалтер (в финансовом плане), а в специально предусмотренных случаях и учредитель. После осуществления сделки купли-продажи, или передачи доли Обществу вся ответственность переходит новому учредителю и ген. директору. Вы же получаете полный комплект документов, подтверждающих, что предприятие прошло перерегистрацию и перешло к новому собственнику, иностранцу.

Закрытие предприятия влечет за собой прекращение его деятельности без перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим лицам (ст.61 ГК РФ).

Предприятие может быть ликвидировано добровольно в порядке, установленном Гражданским кодексом РФ. Также может быть ликвидировано по решению суда по основаниям, предусмотренным Гражданским кодексом РФ.

В добровольном порядке предприятие может быть ликвидировано по решению его учредителей (участников), в том числе в связи с истечением срока, на который оно создавалось, с достижением цели, ради которой оно создавалось.

Суд может принять решение о ликвидации предприятия в случае допущения при создании предприятия грубых нарушений закона, которые носят неустранимый характер, либо в случае осуществления компанией деятельности, запрещенной законом, или с иными неоднократными, либо грубыми нарушениями закона или иных правовых актов, либо при систематическом осуществлении общественной или религиозной организацией, благотворительным или иным фондом деятельности, противоречащей его уставным целям, а также в иных случаях, предусмотренных ГК РФ.

Предприятие может быть ликвидировано по иску налоговых органов. Неоднократные или грубые нарушения налогового законодательства — наиболее распространенное основание для подачи налоговыми органами исков о закрытии предприятия. В таком случае налоговые органы заявляют в арбитражные суды иски на основании конкретных норм налогового законодательства и п.2 ст.62 ГК РФ.

Большое число исков о закрытии предприятия налоговые органы предъявляют в связи с тем, что эти организации не приводят свои учредительные документы в соответствие с требованиями ГК РФ.

Особым случаем закрытие предприятия является признание его банкротом. Согласно Закону о банкротстве несостоятельными могут быть признаны все юридические лица, кроме казенных предприятий, учреждений, политических партий и религиозных организаций.

Закрытие предприятия начинается с назначения судом ликвидационной комиссии, которая решает задачу выявления долгов компании и осуществления расчетов с его кредиторами. Ликвидационная комиссия помещает в органах печати публикацию о ликвидации компании, порядке и сроке заявления требований его кредиторами, а также письменно уведомить об этом кредиторов. Статьей 64 ГК РФ установлен порядок очередности расчетов компании с кредиторами.

Согласно п.5 ст. 64 ГК РФ, требования кредитора, заявленные по истечении срока, установленного ликвидационной комиссией для их предъявления, удовлетворяются из имущества ликвидируемого предприятия, оставшегося после удовлетворения требований кредиторов, заявленных в срок. Если же процедура закрытия предприятия завершена, а кредитор не заявил о своих требованиях в срок, тогда обязательства предприятия считаются погашенными.

Существую и другие, более быстрые способы закрытия предприятия. Одним из них является реорганизация предприятия (слияние, присоединение). В данном случае предприятие исключается из государственного реестра. При реорганизации все права и обязательства предприятия переходят другому, вновь образовавшемуся юридическому лицу. Налоговой проверки при реорганизации не избежать.

Следующим видом избавления от компании может быть перерегистрация со сменой состава учредителей и директора. Изменения регистрируются в ИМНС, уведомляются фонды. Сама компания существует, как и прежде. Если предприятие не имеет задолженностей перед ИМНС и фондами, тогда налоговой проверки можно избежать.

Такие варианты, как реорганизация и перерегистрация нельзя назвать закрытием предприятия в ее формальном смысле, однако решается главная задача, стоящая перед предпринимателями — избавление от фирмы и обязательств. Но самим бизнесменам довольно сложно провести такую процедуру, иногда невозможно. Здесь необходима помощь квалифицированного специалиста.
——————

Услуги Юридического Центра "ВЗГЛЯД" для физических и юридических лиц…

Помощь юриста в Наследственных делах
Помощь юриста в Семейных спорах, Взыскание Алиментов
Помощь юриста в Жилищных спорах
Помощь юриста в Защите прав потребителей
Помощь юриста в Спорах со страховыми компаниями
Помощь юриста в Возмещении материального вреда
Помощь юриста в Иных гражданских делах
Помощь юриста в Арбитражных спорах
Помощь юриста в Трудовых спорах
Разработка и подготовка договоров\контрактов
Юридическое обслуживание организаций
Ведение дел в судах

Наш адрес

Москва, ул. Б. Полянка, 26