Как нельзя хранить личные карточки работников

Какой способ хранения личных карточек сотрудников опасен для работодателей. За его использование грозит штраф.

Убедитесь, что личные карточки сотрудников хранятся не только в электронном виде. В противном случае компанию могут оштрафовать. Правила ведения и хранения трудовых книжек обязывают работодателей знакомить работников с каждой вносимой в личную карточку записью. При этом любая запись, например, о выполняемой работе, переводе или увольнении, должна подтверждаться подписью сотрудника.

Отказаться от бумажных карточек не получится . Например, нельзя ввести порядок, при котором сотрудники будут ставить свою подпись лишь один раз при увольнении, соглашаясь с тем, что они получили трудовые книжки и ознакомлены с записями в них.

Подробнее ниже**

Вопрос — Ответ

Прошу дать разъяснения о правомерности ведения личных карточек на работников формы Т-2 в электронном виде. Обязанность ведения личных карточек не закреплена в трудовом кодексе РФ. Лишь пункт 12 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» предписывает знакомить работника с записями, вносимыми в трудовую книжку, под роспись в его личной карточке. Организацией принято решение о ведении личных карточек в электронном виде, при этом карточки распечатываются из программы учета движения работников при увольнении и работник ставит одну подпись, что он ознакомлен с записями в личной карточке и в трудовой книжке при увольнении. При этом работник, ответственный за воинский учет, вносит в свой экземпляр личной карточки необходимые сведения по воинскому учету и ведет ее согласно требованиям законодательства о воинском учете. Работник знакомится со всеми переводами под подпись в приказах о кадровых перемещениях, при этом подпись о переводах в личной карточке лишь дублировала бы этот приказ. Несет ли работодатель риски при такой организации делопроизводства?

Ответ:

Ведение личных карточек работников в электронном виде невозможно, поскольку работодатель обязан с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении ознакомить работника под роспись в его личной карточке.

За ведение личных карточек в электронной форме работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

Правовое обоснование:

Согласно п. 12 «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (утв. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках») с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

В соответствии со ст. 419 ТК РФ лица, виновные в нарушении трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, привлекаются к административной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.