Главная / Новости / Как нельзя хранить личные карточки работников

Как нельзя хранить личные карточки работников

Подписаться на новости

Какой способ хранения личных карточек сотрудников опасен для работодателей. За его использование грозит штраф.

Убедитесь, что личные карточки сотрудников хранятся не только в электронном виде. В противном случае компанию могут оштрафовать. Правила ведения и хранения трудовых книжек обязывают работодателей знакомить работников с каждой вносимой в личную карточку записью. При этом любая запись, например, о выполняемой работе, переводе или увольнении, должна подтверждаться подписью сотрудника.

Отказаться от бумажных карточек не получится . Например, нельзя ввести порядок, при котором сотрудники будут ставить свою подпись лишь один раз при увольнении, соглашаясь с тем, что они получили трудовые книжки и ознакомлены с записями в них.

Подробнее ниже**

Вопрос — Ответ

Прошу дать разъяснения о правомерности ведения личных карточек на работников формы Т-2 в электронном виде. Обязанность ведения личных карточек не закреплена в трудовом кодексе РФ. Лишь пункт 12 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» предписывает знакомить работника с записями, вносимыми в трудовую книжку, под роспись в его личной карточке. Организацией принято решение о ведении личных карточек в электронном виде, при этом карточки распечатываются из программы учета движения работников при увольнении и работник ставит одну подпись, что он ознакомлен с записями в личной карточке и в трудовой книжке при увольнении. При этом работник, ответственный за воинский учет, вносит в свой экземпляр личной карточки необходимые сведения по воинскому учету и ведет ее согласно требованиям законодательства о воинском учете. Работник знакомится со всеми переводами под подпись в приказах о кадровых перемещениях, при этом подпись о переводах в личной карточке лишь дублировала бы этот приказ. Несет ли работодатель риски при такой организации делопроизводства?

Ответ:

Ведение личных карточек работников в электронном виде невозможно, поскольку работодатель обязан с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении ознакомить работника под роспись в его личной карточке.

За ведение личных карточек в электронной форме работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

Правовое обоснование:

Согласно п. 12 «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (утв. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках») с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

В соответствии со ст. 419 ТК РФ лица, виновные в нарушении трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, привлекаются к административной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

Наш адрес

Москва, ул. Б. Полянка, 26