Главная / Аналитика / Как использовать копию в качестве надлежаще оформленного первичного документа

Как использовать копию в качестве надлежаще оформленного первичного документа

Будет ли являться надлежащим образом оформленным первичным бухгалтерским документом копия, например, акта о приемке выполненных работ? Если да, то при соблюдении каких условий?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Копия первичного учетного бухгалтерского документа может являться надлежащим образом оформленным первичным бухгалтерским документом.

Копия первичного документа, например копия акта выполненных работ, будет являться оформленным надлежащим образом первичным документом, если она заверена подписями должностных лиц и печатями обеих сторон.

Обоснование вывода:

В силу нормы п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее — Закон N 129-ФЗ) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, либо если они содержат все необходимые реквизиты, а именно:

— наименование документа;

— дату составления документа;

— наименование организации, от имени которой составлен документ;

— содержание хозяйственной операции;

— измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

— наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

— личные подписи указанных лиц.

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик имеет право уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов при одновременном выполнении следующих условий:

— расходы экономически обоснованы;

— произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода;

— документально подтверждены.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными согласно законодательству РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Подтверждающими документами в целях налогового и бухгалтерского учета являются первичные учетные документы (ст. 313 НК РФ, п. 1 ст. 9 Закона N 129-ФЗ).

Таким образом, факт осуществления каждой хозяйственной операции подтверждается посредством составления в момент ее совершения (а если это не представляется возможным, — непосредственно после ее окончания) соответствующего первичного документа.

Как следует из вышеизложенного, правилами бухгалтерского и налогового учета предусмотрено наличие оригинальной (личной) подписи на первичных документах.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно" (копия верна). Рядом указываются: подпись должностного лица, которое заверило копию, личная подпись, расшифровка подписи (фамилия и инициалы), дата заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003).

Предусмотренное в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 положение о том, что "допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации", подразумевает, что организация по своему усмотрению определяет вид печати, используемой для заверения документов.

Требования данного ГОСТа носят рекомендательный, а не обязательный характер, поскольку в соответствии со ст. 46 Федерального закона от 27.12.2002 N 184-ФЗ с 1 июля 2003 года до вступления в силу соответствующих технических регламентов требования, установленные действующими национальными стандартами, подлежат обязательному исполнению только в части, обеспечивающей достижение целей законодательства РФ о техническом регулировании.

На наш взгляд, правила указанного ГОСТа в силу устойчивого продолжительного применения могут рассматриваться в качестве сложившихся обычаев делового оборота и заключаются в следующем:

— оттиском основной печати организации заверяется подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи (п. 3.25), то есть на договорах, доверенностях, финансовых и т.п. документах;

— копию документа можно заверить любой печатью, в том числе и дополнительной, по усмотрению организации (п. 3.26).

Обращаем Ваше внимание на то, что ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на унифицированные формы первичных учетных документов, включенных в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД).

Однако, по нашему мнению, данные рекомендации можно применять и к иным (не включенным в ОК 011-93) формам первичных учетных документов, содержащих обязательные реквизиты.

Рекомендуем Вам также обратить внимание на государственный стандарт ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 копия — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы (п. 29); заверенная копия документа — это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу (п. 30).

Таким образом, исходя из вышеизложенного, считаем, что копия первичного учетного бухгалтерского документа (например, копия акта о приемке выполненных работ) может быть принята к бухгалтерскому учету только в случае надлежащим образом оформленного двустороннего заверения такого документа (как со стороны заказчика (покупателя), так и со стороны исполнителя (поставщика)) — подписями должностных лиц и печатями обеих сторон.

Наш адрес

Москва, ул. Б. Полянка, 26