Главная / Новости / Хранение кадровых документов 2016

Хранение кадровых документов 2016

Подписаться на новости

Все организации, в том числе коммерческие, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения. Для этого работодатели организуют оперативное и архивное хранение кадровых документов 2016. Как это сделать, чтобы у проверяющих органов не было претензий, читайте в статье.

Также обсудим, какие требования предъявляются к хранению кадровых документов организации, каковы сроки хранения кадровых документов, в каком порядке уничтожать кадровые документы. Из этой статьи вы узнаете:
-какие требования предъявляются к хранению кадровых документов организации;
-каковы сроки хранения кадровых документов;
-в каком порядке уничтожать кадровые документы.

Требования к хранению кадровых документов в 2016 году

В 2016 году по-прежнему применяются требования к хранению кадровых архивных документов, которые установил Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Кроме того, при организации хранения документов следует руководствоваться Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Чтобы при проверке у вас все было в порядке, соблюдайте несколько простых правил.

Правило № 1. Ставьте подпись на каждом документе, на котором требуется, прежде чем помещать его в архив.

Подпись уполномоченного сотрудника – это один из важных реквизитов документа. Документ, в котором нет подписи, не имеет юридической силы.
Подпись уполномоченного лица с указанием его фамилии и инициалов должна стоять с правой стороны от должности сотрудника, который подписал документ. Если документа уже оформляют на бланке должностного лица, то его должность в подписи не обязательно ставить. Если прав подписи передано по доверенности, то необходимо указать ее реквизиты.

Правило № 2. Соблюдайте правила формирования дел в архив.

Формируйте дела в соответствии со сроками хранения документов. Отдельно группируйте дела постоянного и временного хранения. Включайте в дело по одному экземпляру каждого документа в оригинале. Если к документу есть приложение, то независимо от даты его утверждения или составления, присоединяйте его к документам, к которым они относятся. Старайтесь располагать внутри дела документы в хронологической последовательности. Помещайте в дело документы одного календарного года с момента их исполнения. Следите, чтобы дела были объемом не больше 250 листов, а толщина дела – не более 4 см. Приложения объемом свыше 250 листов составляйте в отдельный том, о чем в документе делайте отметку. Наконец, подшивайте в дела только те документы, которые предусмотрены номенклатурой.

Правило № 3. Составляйте архивные описи на дела, которые прошли экспертизу ценности.

Такие описи (образец ниже) составляются на завершенные дела постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, которые прошли экспертизу ценности. Экспертизу проводит экспертная комиссия, состав которой утверждает руководителя организации. Эта комиссия рассматривает описи дел и акты о выделении к уничтожению дел. Описи согласуются протоколом экспертной комиссии компании и представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения. После этого организация может уничтожать дела. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах, а описи дел по личному составу – в трех.

Внимание! Личные дела и личные карточки формы № Т-2 уволенных работников можно выделять в отдельную опись в связи с тем, что они занимают большой объем.

Правило № 4. Соблюдайте условия и режим хранения архивных документов.

Коммерческие организации обязаны хранить документы, переданные на хранение в архив общества, в специально отведенных для этой цели помещениях. Они должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих от пыли и воздействия света. Это может быть архив компании или какого-либо отдела, например, IT-отдела. Главное – обеспечить режим, исключающий утрату, уничтожение или искажение данных. В процессе хранения проводить перезапись электронных документов на новые носители по мере устаревания прежних (п. 4.4.2.4 Правил работы архивов).

Сроки хранения кадровых документов в 2016 году

Пункт 19 Перечня 558 называет документы, которые хранятся 75 лет: приказы о приеме, переводе, отпусках по уходу за ребенком, за свой счет, все виды отпусков при тяжелых, вредных или опасных условиях труда и др.

Обращаем внимание! С 13 марта 2016 года изменились сроки хранения отдельных кадровых документов.

По новым правилам, установленным Федеральным законом от 2 марта 2016 г. № 43-ФЗ, который внес поправки в закон об архивном деле, документы по личному составу, которые были созданы начиная с 2003 года должны храниться:
-в течение 50 лет со дня создания – в госорганах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами. После истечения 50 лет проводится экспертиза ценности документов;
-до истечения 50 лет со дня создания – в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных госорганов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций. По истечении 50-летнего срока проводится экспертиза ценности документов;
-не менее 50 лет со дня создания – в иных организациях.

Документы по личному составу, которые были созданы до 2003 года, хранятся по-прежнему 75 лет со дня создания.

Документы, которые хранятся 5 лет (ст. 19 Перечня № 558): приказы об очередных и учебных отпусках, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Документы постоянного хранения – все те, которых вы не найдете в пункте «б» статьи 19 Перечня № 558. Все такие документы нужно автоматически относить к приказам по основной деятельности, которые хранятся постоянно.

Хранение электронных кадровых документов в 2016 году

Условия хранения электронных документов установлен приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».

Обязательными условиями хранения электронных документов являются:
-наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
-наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;
-обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации (п.2.30 правил).

Организация в процессе хранения электронных документов в архиве не реже одного раза в 5 лет надо производить технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов.

Итак, если в компании ведется электронный документооборот, то передать их на хранение можно следующим образом. Сначала проверьте физическое состояние носителей электронных документов, затем запишите их на машинные носители. Проверьте качество записи. На футлярах проставьте архивные шифры, а затем составьте опись электронных документов.

Уничтожение кадровых документов: порядок, оформление

Если по итогам экспертизы ценности документов выявлены документы, в которых нет необходимости, нужно составить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Это необходимо для подтверждения факта уничтожения документов.

Отправка на переработку.

Документы на уничтожение упаковывают и передают на утилизацию бумагоперерабатывающим фабрикам или на вторсырье. Передачу документов оформляют специальными накладными, которые указывают в акте о выделении к уничтожению.

Шредирование.

Также документы на уничтожение можно утилизировать путем шредирования. По степени секретности различают стандартное уничтожение и конфиденциальное. Все зависит от степени измельчения фрагментов документа. После того, как документ уничтожен в базу данных вносится соответствующая запись, и тогда можно прекращать ведение истории уничтоженных документов.

Источник: http://www.kdelo.ru/art/382095-qqq-16-m3-kak-hranit-kadrovye-dokumenty-v-2016-godu?ss=1

Ист: Кадровое дело
———————————————

Консультация юриста по Арбитражным и Трудовым спорам, а также по кадровым документам

Арбитражные споры — это наша специализация. Вот некоторые категории дел, которые мы ведем:

Помощь юриста в арбитражных спорах вытекающие из договоров строительного подряда;
Помощь юриста в арбитражных спорах о признании сделок недействительными;
Помощь юриста в признании недействительным Соглашения об уступке права требования как заключённого с неправильным применением главы 24 Гражданского кодекса РФ;
Помощь юриста в арбитражных спорах, вытекающие из хозяйственных договоров;
Помощь юриста в признании недействительными договоров аренды;
Помощь юриста в признании договоров незаключёнными;
Помощь юриста в возмещении убытков, неустойки, штрафов;
Помощь юриста в арбитражных спорах по корпоративным вопросам;
признании недействительным решения общего собрания акционеров ЗАО;
Помощь юриста в признании недействительным решения совета директоров ОАО об отказе о включении кандидатов в список кандидатур для голосования по выборам в совет директоров, счетную и ревизионную комиссии, аудитора общества;
Помощь юриста в спорах между участниками ООО;
Помощь юриста в спорах связанные с крупными сделками;
арбитражные споры по защите авторских и смежных прав;
арбитражные споры, связанные с нарушением прав на интеллектуальную собственность (незаконное использование товарного знака, по патентным спорам)
арбитражные споры по налоговым вопросам
обжалование решения налогового органа об отказе в возмещении НДС
обжалование решения налогового органа о взыскании налога
обжалование решения налогового органа о приостановлении операций по его счетам в банке
обжалование действий налогового органа, связанных с разглашением налоговой тайны
обжалование действий по проведению налоговым органом осмотра помещений и документов налогоплательщика и др.

Основными направлениями деятельности нашего Центра являются вопросы: наследства, жилищные, семейные споры, расторжение брака (развод), алименты, налоговые (включая особо сложные случаи и возврат НДС) и иные экономические споры., признание сделок недействительными, возмещение ущерба и т.д., защита в уголовном процессе; дела, связанные с незаконным задержанием и заключением под стражу, фальсификация доказательств. Предоставляются профессиональная помощь и юридические консультации по вопросам о взыскании алиментов, удержании алиментов из заработной платы.

Консультация юриста стоит на индивидуальном подходе к юридической проблеме доверителя, строгой конфиденциальности, комплексном решении сложных проблем в сочетании с высоким профессионализмом, умением грамотно применять законы на практике, творческий подход к тактике защиты доверителя. Все это позволяет юристам достигать положительных результатов в кратчайшие сроки.

Наш Центр всегда готова оказать Вам юридическую помощь и предложить выход из самых непростых и запутанных ситуаций.

Наш адрес

Москва, ул. Б. Полянка, 26