Главная / Для подписчиков / Дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки

Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Это важный документ, получаемый работником на руки в момент увольнения и передаваемый на хранение в отдел кадров при приеме на новое место работы. К сожалению, как и любой другой документ, трудовая книжка может потеряться или прийти в негодность.

Из этой статьи вы узнаете:
-что делать, если утеряна трудовая книжка;
-на основании каких документов оформляется дубликат трудовой книжки в 2015 году;
-в каком порядке производится выдача дубликата трудовой книжки.

Утеря трудовой книжки

Наверняка многие кадровики сталкивались с ситуацией, когда при трудоустройстве новый работник говорит, что потерял трудовую книжку, или предъявляет испорченный (обгоревший, порванный, сильно испачканный и непригодный к дальнейшему использованию) бланк документа. Как должен поступить работодатель?

Кадровик должен разъяснить работнику о том, что ему необходимо обратиться к предыдущему работодателю для оформления дубликата, а заодно и оповестить его о факте утраты документа (п.31 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Тот, в свою очередь, не вправе отказать работнику в его совершенно законном требовании о выдаче дубликата, даже если с момента увольнения прошел не один месяц. Если столь неприятный инцидент, как порча или утеря трудовой книжки, происходит с действующим или бывшим сотрудником вашей организации, необходимо выдать ему дубликат документа в течение 15 календарных дней с момента обращения.

Иногда уже после оформления и выдачи дубликата трудовой книжки, по прошествии некоторого времени, находится ее оригинал. Чтобы избежать путаницы, к которой неизбежно приведет наличие у сотрудника двух одинаковых документов, есть смысл работать только с дубликатом трудовой (запись о котором уже внесена в книгу учета движения трудовых книжек), вернув работнику найденный оригинал, утративший юридическую силу.

Как восстановить трудовую книжку?

Для оформления дубликата трудовой, независимо от наличия копии потерянного документа, необходимо собрать справки и выписки из приказов со всех предыдущих мест работы сотрудника. Если утеря или порча документа произошла по вине работника, именно на него возлагаются обязанности по сбору всех необходимых выписок и справок, если утеряна трудовая книжка по вине работодателя — он будет вынужден обращаться во все организации, в которых ранее работал сотрудник.

Дубликат трудовой книжки в 2015 году оформляется на стандартном бланке, факт использования которого необходимо надлежащим образом отразить в книге учета движения трудовых книжек и прочих документах. Иногда работника, который потерял трудовую книжку и обратился к работодателю для ее восстановления, смущает формулировка «дубликат». Кадровик, столкнувшийся с просьбой о выдаче «новой трудовой со старыми записями», ни в коем случае не должен идти на поводу у сотрудника, желающего получить «настоящий документ, а не дубликат»: данное нарушение рано или поздно вызовет сомнения в подлинности документа (несложно заметить, что датировка записей не совпадает со временем выпуска бланка). Во избежание дальнейших проблем и недоразумений взамен испорченной или утерянной трудовой можно выдавать только ее дубликат! Покажите работнику образец дубликата трудовой книжки, объяснив, что данный документ имеет равную с подлинником юридическую силу.

Работник должен подать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки и представить документы, подтверждающие периоды работы на предыдущих местах трудоустройства — справки, трудовые договоры, выписки из личных дел и ведомостей на выдачу зарплаты, копии приказов о приеме на работу и увольнении, испорченный бланк трудовой (если в нем различимы записи). При ликвидации предыдущих работодателей следует обратиться для получения недостающих документов в государственный или муниципальный архив.

Кадровик снимает копии со всех документов, представленных работником, и возвращает ему оригиналы, а затем оформляет дубликат трудовой книжки на основании полученных сведений.
Стоимость бланка, используемого при оформлении дубликата:
-возмещается работником только при условии, что оригинал трудовой книжки был испорчен или утерян по его вине (в противном случае расходы несет работодатель);
-при возмещении работником отражается так же, как и при выдаче трудовой книжки впервые;
-требует начисления НДС в обычном порядке, если работодатель — плательщик НДС.

Дубликат трудовой книжки: заполнение

Оформляя в 2015 году дубликат трудовой книжки, заполнение следует осуществлять в обычном порядке, не забывая перед внесением записей в бланк сделать в верхней правой части его первой страницы разборчивую пометку «Дубликат». Титульный лист заполняется так же, как и при заполнении новой трудовой книжки, причем в него вписываются актуальные на момент оформления документа сведения о работнике.

Данные об общем стаже работы у предыдущих работодателей вносятся в первую строку раздела «Сведения о работе» на основании имеющихся доказательств. Затем в этом же разделе более подробно и в хронологическом порядке делаются записи о каждом этапе трудового стажа (с указанием реквизитов подтверждающих документов). В самую последнюю очередь фиксируются сведения о работе и награждениях сотрудника в вашей организации на основании ее кадровых документов.

Если дубликат выдается уволенному работнику, после соответствующей записи указывается должность и ФИО специалиста по кадрам. После внесения всех необходимых записей документ заверяется печатью организации и подписью работника.

Наш адрес

Москва, ул. Б. Полянка, 26