Главная / Новости / Чтобы утрата документов не стала еще большей проблемой

Чтобы утрата документов не стала еще большей проблемой

Подписаться на новости
Чтобы утрата документов не стала еще большей проблемой

Если инспекция запрашивает документы, а их у фирмы нет, ей придется доказывать проверяющим, что бумаги действительно утрачены, например, сгорели при пожаре или промокли при затоплении помещения. Это нужно сделать так, чтобы инспекция не заподозрила, что факта гибели документов как такового не было, а фирма прикрывает этим какое-то свое нарушение. Кроме того, утраченные документы нужно восстановить. Как это правильно сделать, читайте в статье.

Причины утраты документов

Каковы причины, по которым фирма может лишиться документации? Как правило, это происходит из-за пожара, затопления или кражи. Отсюда и как минимум 3 инстанции, которые могут подтвердить факт события: МЧС, коммунальные службы, полиция. К ним и обращаются за информацией в первую очередь.

Если документы во время происшествия находились на территории фирмы, и это подтверждается, подозрения у проверяющих не возникают. Если же выяснится, что документов на территории фирмы в момент аварии не было, или, к примеру, архив находится по другому адресу, или полиция не подтверждает факт кражи, так как о нем никаких заявлений от «пострадавшей» компании не поступало,то проверять будут дольше и тщательнее.

Например, в результате может выясниться, что пожар в арендуемом помещении действительно был, и документы сгорели, но это другая фирмы, которая имеет то же название, но другой ИНН (см. Постановление АС Уральского округа от 1 февраля 2016 г. № А07-4041/2015).

Или в процессе проверки факта затопления помещения может выясниться, что в теплоснабжающую организацию о прорыве водопровода фирма не заявляла, и более того, он в момент «аварии» находился на консервации, то есть без воды.

Не помогут и ссылки на то, что полицейские после проверки не вернули часть документов, если у них окажется расписка директора о возврате изъятых у фирмы документов в полном объеме (см. Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 2 сентября 2013 г. № А75-9453/2011).

Также проверяющие могут обратиться к контрагентам компании, которые должны подтвердить, что она обращалась к ним за копиями утраченных бумаг.

Чтобы обезопасить себя от негативных последствий, к которым может привести отсутствие первички, нужно тщательно задокументировать факт ее утраты. Если утрата документов плохо задокументирована, ссылаться на нее нельзя.

Как задокументировать утрату документов

Если на фирме произошло событие, которое привело к утрате документов, первое, что нужно сделать, — это издать приказ директора о создании комиссии, которая будет расследовать причины утраты вместе с компетентными органами (п. 6.8 Положения, утв. Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).

Без участия МЧС, полиции и других уполномоченных госорганов причины утраты документов не будут считаться документально подтвержденными. Например, если документы пришли в негодность из-за прорыва трубы, в качестве доказательства нужно представить договоры и акты выполненных работ по аварийному ремонту системы отопления (см. постановление АС Северо-Кавказского округа от 13 сентября 2016 г. № А53-19924/2015).

Если утрата документов связана с погодными условиями, то также понадобится справка от метеослужбы или постановление местных властей о введении режима ЧС и мерах ликвидации его последствий (с приложением договоров и актов выполненных работ).

По итогам расследования комиссия составит акт. В нем нужно отразить:

  • в каких условиях работала комиссия;
  • по какому адресу комиссия проводила осмотр и почему именно здесь (указать документы: приказ, в котором прописан адрес архива фирмы, регламент передачи документов и т. п.);
  • порядок определения перечня утраченных документов (к примеру, сопоставление со списком переданных в архив документов, со сведениями на электронных носителях, выписками банка и др.);
  • причины, по которым документы невозможно восстановить и др.

Затем комиссия составляет опись утраченных документов и акт об их утилизации.

Налоговикам об утрате документов нужно направить уведомление своевременно — максимум в течение недели после происшествия, чтобы не было лишних подозрений (см. постановление АС Уральского округа от 22 декабря 2015 г. № А60-10762/2015).

Также в дальнейшем им нужно будет сообщить о завершении процесса восстановления документов и его результатах.

Как восстанавливать документы

К кому следует обратиться за помощью в восстановлении документов?

  1. У налоговой инспекции запросите копии бухгалтерской и налоговой отчетности. Станет ясен объем операций, который придется подтверждать.
  2. У банка запросите выписки по расчетному счету, чтобы определить круг контрагентов и составить перечень нужных документов.
  3. У контрагентов попросите заверенные дубликаты первичных учетных документов бухгалтерского учета по сделкам с вашей фирмой. Они необходимы для восстановления бухгалтерского и налогового учета. Если кто-то из контрагентов ликвидирован, возьмите выписку из ЕГРЮЛ. Если связи утрачены или нужные документы отсутствуют, задокументируйте и это – составьте акт.

Храните всю переписку с контрагентами о восстановлении документов (запросы и письма, ответы организаций, почтовые квитанции, справки из банка, восстановленные копии первички и др.) (см. постановление Восьмого ААС от 29 апреля 2015 г. № А75-8580/2014). Не забудьте назначить ответственное лицо.

  1. Помочь восстановить учет может аудиторская фирма. На основе восстановленной документации нужно заново сформировать регистры бухгалтерского учета и финансовую отчетность.

Уведомить инспекцию

О том, что работы по восстановлению утраченных документов прекращены, директор должен уведомить налоговую инспекцию путем направления акта комиссии с приложением отчетов ответственных лиц об итогах работы (постановление Восьмого ААС от 1 августа 2019 г. № А75-13053/2018).

Очень важно правильно оформить все документы. В этом случае проверяющие «закроют глаза» на технические ошибки, которые неизбежны в процессе восстановления документов (постановление АС Северо-Кавказского округа от 10 ноября 2019 г. № А53-39817/2018).

Наш адрес

Москва, ул. Б. Полянка, 26