Главная / Новости / Что делать с документами организации при ее ликвидации

Что делать с документами организации при ее ликвидации

Подписаться на новости
Ликвидация организации влечет ее прекращение. Но прекращается она как запись в ЕГРЮЛ. Ее имущество, активы — распродаются и за счет этого покрываются требования кредиторов. Офис, если арендован — возвращается арендодателю, договоры расторгаются. А вот документы — кадровые, бухгалтерские, внутренние — остаются. И просто так сжечь их или сунуть в шредер не получится. Их необходимо передать в архив.

Нормативное обоснование

Такая обязанность определена п.10 ст. 23 ФЗ «Об архивном деле»:

«При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства».

Понятие «упорядочения архивных документов» содержится в ст. 3 того же закона:

упорядочение архивных документов — комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

То есть, их нельзя просто свалить в кучу и передать в таком виде. Их нужно распределить, рассортировать, подшить в отдельные дела, составить по ним описи. Также дополнительно необходимо подготовить исторические справки, предисловия к описям. И только потом передавать документы в архив.

Какие документы остаются после ликвидации компании

Документов, на самом деле, остается много, особенно если компания реально осуществляла деятельность и просуществовала не один год.

Документы могут быть следующие:

  • кадровые документы;
  • договоры с контрагентами со всеми дополнениями;
  • внутренняя и внешняя корреспонденция;
  • статистическая, налоговая, бухгалтерская отчетность;
  • бухгалтерская первичка;
  • учредительные и корпоративные документы;
  • прочие документы.

В случае ликвидации организации обязанности по передаче документов на хранение в архив возлагается на ликвидатора (ликвидационную комиссию).

Куда передавать документы?

В государственный архив сдать документы можно только при наличии договора и то не все, а только кадровые документы (документы по личному составу). Если госархив обладает свободными площадями и ликвидатор готов оплачивать передачу, то на хранение могут принять и бухгалтерские документы, но зачастую госархив такие документы не принимает.

Важно: Заключать договор лучше после подачи сообщения о составлении промежуточного ликвидационного баланса. Тогда становится ясно, каким путем будет ликвидирована компания (ликвидация или упрощенное банкротство), и соответственно, чьей головной болью будет передача документов в архив — ликвидатора или арбитражного управляющего.

Все, что остается, ликвидатор может по акту передать участнику ликвидируемой компании. Если компания не ликвидирована, а, к примеру, реорганизована через присоединение, документы по акту передаются компании-правопреемнику.

Итак, перед передачей документов в архив необходимо:

  • заключить договор (это можно сделать только при ликвидации, заранее нельзя);
  • оплатить пошлину (размер определяется договором);
  • дождаться результатов приемки — госархив проверит сопроводительные документы, если что-то оформлено неверно, придется исправлять ошибки.

Оставшуюся документацию придется хранить где-то еще.

Документы временного и постоянного срока хранения, кадровые дела ­можно передать на внеофисное хранение в коммерческую организацию. И тут — внимание! Важно предусмотреть в договоре условие об уничтожении документов организацией-хранителем по истечении временного срока хранения. Кроме того, данное решение ликвидационной комиссии должно быть закреплено в ее распорядительном документе.

Что делать с печатями

Печати нужно уничтожить, по этому поводу ликвидатор составляет соответствующий акт. Торопиться с уничтожением не стоит, лучше всего это сделать, когда из регистрирующей налоговой получен соответствующий Лист записи об исключении компании из ЕГРЮЛ в связи с ее ликвидацией.

Печать сложно утилизировать самому (не стоит просто ее выкидывать), поэтому лучше доверить эту работу специализированной компании.

На заметку: Схемы и риски ликвидации компании

В предпринимательской деятельности рано или поздно поднимается вопрос ликвидации ООО. Для одних это вынужденная мера, для других – нормальная практика. Поэтому способ ликвидации ООО напрямую зависит от целей и финансового состояния компании.

Существует 3 способа ликвидации компаний:

Перед выбором схемы ликвидации ООО необходимо провести анализ компании на предмет налоговых и других рисков. Неверно принятое решение может повлечь за собой субсидиарную, уголовную и административную ответственность.

Мы предлагаем профессиональную поддержку бизнеса при ликвидации ООО в Москве и в регионах РФ! Мы готовы работать с компанией с любым размером задолженности. Данный вариант имеет больше плюсов, чем минусов.

Ведь наш Центр поможет сократить сроки ликвидации ООО. Сотрудники помогут с сбором необходимой документации, а также подачей запросов в соответствующее государственные органы. Наша деятельность полностью соответствует государственным нормам.

Обращайтесь за консультациями по тел: +7 (495) 258 0038

Чек-листы по ликвидации ООО:

  1. Закрыть компанию с долгами
  2. О ЛИКВИДАЦИИ ООО
  3. Ликвидация компании- способы и риски

Записывайтесь на бесплатную консультацию по тел: +7 (495) 258 0038

Услуга Цена
Альтернативная ликвидация От 35 000
Реорганизация путем слияния От 35 000
Ликвидация путем банкротства От 350 000
Добровольная ликвидация От 35 000
Регистрация ООО 14 000
Смена учредительных документов От 6000
Ликвидация с представлением ликвидатора От 50 000
Ликвидация с заменой учредителя От 65 000
Ликвидация без замены учредителя От 35 000
Исключение фирмы из ЕГРЮЛ От 35 000
Ликвидация с долгами От 35 000
Ликвидация без долгов От 35 000
Ликвидация с нулевым балансом От 35 000
Ликвидация через офшор От 35 000

P.S. Немного о Банкротстве физлиц: Полная стоимость процедуры банкротства составляет 120 000 рублей, но мы предоставляем возможность рассрочки: таким образом, вы можете заплатить 60 000 в начале и далее платить по 10 000 в месяц (подробнее о том, что входит в стоимость можно прочитать на нашем сайте)

В затруднительной ситуации или для того, чтобы официально избавиться от долгов, запишитесь на нашу бесплатную консультацию по банкротству и узнайте, как это сделать

С нами

— Вам не придётся ничего делать, помощник арбитражного управляющего сам соберёт документы, отнесёт их в суд и возьмёт на себя общение с коллекторами и банками;
— Вы сэкономите деньги и время, потому что мы осуществляем банкротство напрямую через арбитражного управляющего, без посредников, так что вам не придётся больше ни к кому обращаться + даём возможность рассрочки;
— Вы не будете волноваться о результате, потому что мы вернём деньги, если что-то пойдёт не так и предоставим отчёт за каждый проделанный шаг.

Записывайтесь на консультацию по банкротству по тел: +7 (495) 258 0038

БАНКРОТСТВО С ГАРАНТИЕЙ РЕЗУЛЬТАТА
При обращении к нашим юристам:
✅ Мы подготовим ЗАЯВЛЕНИЕ и ПЕРСОНАЛЬНЫЙ ПЛАН по банкротству
✅ Поделятся полезными СОВЕТАМИ процедуры банкротства
А так же БЕСПЛАТНО проведём :
  • КОНСУЛЬТАЦИЮ с разбором Вашего случая
  • Подготовим ДОКУМЕНТЫ для процедуры банкротства
А дальше выбор за вами! Продолжить самостоятельно или довериться нашим специалистам.

Почему сейчас самое лучшее время для банкротства физического лица?

Юридическая практика устоялась и целиком и полностью находится на стороне должников. Избавляются от долгов и закредитованные сельские жители из отдаленных регионов, и столичные предприниматели, не справившиеся с долговыми обязательствами. Суды одинаково благосклонно принимают решения в пользу студентов и пенсионеров, поручителей по кредитам юридических лиц и даже должников, получивших займы у других физических лиц. Не важно, имеете Вы одну большую задолженность или 10 микрозаймов.

Сейчас банкротство доступно каждому.

Естественно, что такое положение вещей рождает злоупотребления — сокрытие имущества, преднамеренные и фиктивные банкротства.

Чтобы ограничить разного рода мошеннические действия, в скором будущем закон о несостоятельности (банкротстве) изменится, и судебная практика ужесточится.

На фоне пандемии законопроект, позволяющий ввести мораторий на возбуждение дел о банкротстве, уже внесен в Госдуму. К счастью, он будет распространяться лишь на некоторые категории лиц (это больше для предпринимателей имеет значение).

Ситуация уникальная. Идеальный момент для банкротства уже наступил.

Чтобы узнать, подходит ли процедура банкротства физического лица именно Вам, обращайтесь за консультацией.

Наш адрес

Москва, ул. Б. Полянка, 26