Главная / Новости / Четыре условия в трудовом договоре, без которых нельзя отправить сотрудников на удаленку

Четыре условия в трудовом договоре, без которых нельзя отправить сотрудников на удаленку

Подписаться на новости
В этой статье мы разберем важные формулировки в договоре с сотрудником, работающим удаленно. Они позволят контролировать такого работника.
Организации по рекомендациям региональных властей массово возвращают сотрудников на удаленку. Однако в отличие от весны 2020-го у них теперь есть время, чтобы оформить документы правильно, то есть сначала подписать с сотрудниками допсоглашения. Какие условия в них включить, чтобы потом не было проблем с тем, как сотрудники работают, — читайте в нашей статье.

Условие 1. Сотрудник работает удаленно до распоряжения директора
Если учреждение отправляет сотрудников работать по домам, заранее должна продумать, как будет их потом возвращать в офис. Для этого пропишите в трудовых договорах сотрудников срок удаленной работы «до распоряжения директора». В этом случае сотрудникам придется выйти в офис после того, как директор издаст приказ и сотрудники с ним ознакомятся. Не выйдут на работу — их можно будет привлечь к дисциплинарной ответственности за прогул, в том числе уволить.

Не стоит прописывать срок удаленной работы определенной датой, поскольку она может измениться. Например, учреждение прописала в допсоглашениях, что переводит сотрудников на удаленку до 15 ноября 2020 года. После этой даты условие об удаленной работе теряет силу и сотрудники обязаны выйти в офис. Изменить дату можно будет только новым допсоглашением.

ПРИМЕР ФОРМУЛИРОВКИ
«Работнику на период с 1 октября 2020 года и до особого распоряжения работодателя устанавливается удаленная форма работы. Местом работы является домашний адрес работника:____________________

Как перевести сотрудников на удаленку?
Чтобы перевести сотрудников на удаленную работу, учреждение должно издать приказ по учреждении. В нем должен быть срок, на который сотрудников отправляют работать по домам, причины, по которым учреждение приняла такое решение. Кроме того, в приказе нужно указать, кого именно отправляют на удаленку: подразделения или отдельных сотрудников. Напомните отделу кадров, что с приказом нужно ознакомить под подпись всех, кого он касается.
После этого учреждение должно заключить с каждым сотрудником допсоглашение к трудовому договору и издать приказы о том, что внесла в них изменения. С этими приказами сотрудников тоже нужно ознакомить под подпись.

Условие 2. Сотрудник должен быть на связи в течение дня
Чтобы сотрудники не считали удаленную работу еще одним видом отпуска и вовремя реагировали на сообщения от начальника, зафиксируйте в трудовом договоре, что они обязаны читать электронные сообщения и высылать ответные, например, ежедневно, отвечать на телефонные звонки в рабочее время. Не сделаете этого, сотрудники смогут безнаказанно игнорировать письма на том основании, что у них нет обязанности периодически проверять электронную почту и отвечать на сообщения.

ПРИМЕР ФОРМУЛИРОВКИ
«Работник обязан:
• в течение рабочего дня быть доступным для связи по корпоративной электронной почте и мобильному телефону;
• немедленно уведомлять непосредственного руководителя о выходе необходимого для работы оборудования и программного обеспечения из строя, а также о любой другой причине, которая препятствует выполнению трудовых обязанностей;
• проверять корпоративную электронную почту в рабочее время не реже чем каждые два часа;
• отвечать на письма руководителей и коллег, используя корпоративную электронную почту, в течение двух часов;
• сообщать руководителям об изменении номера контактного телефона в течение одного рабочего дня;
• в рабочее время отвечать на телефонные звонки коллег и руководителей. В случае невозможности немедленно ответить на звонок работник должен направить звонившему сообщение с указанием времени, в течение которого он сможет перезвонить. Указанное время не должно превышать двух рабочих часов».

Как уволить сотрудника, который плохо работал на удаленке?
Если сотрудник игнорирует сообщения начальника, не выполняет поручения, пьяным отвечает на звонки, учреждение может его уволить, но должна выбрать для этого основание. Обычно организации выбирают уволить за прогул, за неоднократные нарушения и за пьянство на рабочем месте.
Безопаснее всего уволить сотрудника за неоднократные нарушения. Для этого каждый раз нужно фиксировать, что сотрудник не исполнил обязанность или не выполнил поручение, и назначать ему дисциплинарное взыскание — замечание или выговор. После того как у сотрудника накопится несколько взысканий, его можно будет уволить. Перед увольнением проверьте, чтобы в трудовом договоре были обязанности, за неисполнение которых учреждение его наказала, а также что сотрудник ознакомился с ними под подпись.
Уволить удаленного сотрудника за прогул рискованно, поскольку у него нет рабочего места, подконтрольного работодателю. Даже если пропишете, что сотрудник выполняет свои обязанности по домашнему адресу, уволить его за прогул не получится. В случае спора суд может решить: даже если сотрудник весь день не выходил на связь, это не доказывает, что он не был на рабочем месте.
За то, что сотрудник работал удаленно в состоянии опьянения, уволить его тоже не получится. Чтобы уволить по этому основанию, учреждение должно направить сотрудника на медицинское освидетельствование или в присутствии свидетелей составить акт о том, что он был пьяным на рабочем месте. Во время удаленной работы сделать это не получится.

Условие 3. Документы по электронной почте равнозначны бумажным
На удаленке учреждении придется обмениваться с сотрудниками сообщениями и копиями документов по e-mail и в мессенджерах. Чтобы законно передавать сотруднику юридически значимые сообщения в электронном виде, пропишите в трудовом договоре условие об электронном взаимодействии сторон и издайте об этом приказ по учреждению. Иначе переписка не будет иметь юридической силы.
В дополнительном соглашении укажите, что обмениваетесь с сотрудником сообщениями по электронной почте, а также пропишите адреса почты сотрудника и работодателя, с которых можно их отправлять. Перечислите и опишите документы, которыми будут обмениваться стороны в электронном виде. Пропишите, что стороны признают юридическую значимость сообщений, которые работодатель направляет сотрудникам на их адреса электронной почты.
Кроме того, советуем придать юридическую силу отсканированным документам или их фото-копиям. Такое условие позволит обмениваться с сотрудником документами на удаленке, даже если у него нет усиленной квалифицированной электронной подписи.

ПРИМЕР ФОРМУЛИРОВКИ
«8.1. Стороны признают, что документы, переданные по электронной почте, имеют юридическую силу до момента подписания оригиналов кадровых документов. При отправке документов сторона обязана использовать исключительно электронную почту, указанную в п. 8.6 настоящего Договора.
8.2. В случае необходимости подать официальное заявление (об отпуске, увольнении и т. д.) и невозможности сделать это лично Работник должен написать заявление от руки на бумажном носителе, подписать собственноручной подписью, отсканировать / сфотографировать заявление и отправить его на адрес корпоративной электронной почты отдела кадров. Сотрудник отдела кадров обязан сообщить работнику о получении письма не позднее следующего рабочего дня. Дополнительно Работник может отправить указанное заявление на адрес Работодателя курьером или по почте.
8.3. В случае необходимости ознакомления Работника с приказами, локальными нормативными актами Работодателя и невозможности сделать это лично сотрудник отдела кадров отправляет скан-копию соответствующего документа Работнику на адрес его корпоративной электронной почты и просит Работника распечатать соответствующий документ (или лист ознакомления к нему), расписаться на нем и отправить скан-копию / фото документа на адрес корпоративной электронной почты отдела кадров. Если Работник не может распечатать документ, он должен от руки на бумаге написать расписку о том, что он ознакомлен с соответствующим документом работодателя, поставить собственноручную подпись, после чего отсканировать или сфотографировать документ и отправить скан-копию / фото документа на эл.адрес. Специалист отдела кадров отправляет на адрес Работника надлежаще заверенную копию приказа курьером или по почте заказным письмом с уведомлением».

Условие 4. Пересылать рабочую информацию на личную почту нельзя
Если сотрудник работает с коммерческой тайной или другой конфиденциальной информацией, которую нельзя разглашать, советуем прописать в его трудовом договоре запрет переносить информацию на личный компьютер и личную почту, а также обязанность использовать только те программы, которые установила IT-служба учреждения. Это условие необходимо, чтобы снизить риск утечки конфиденциальной информации через личные компьютеры сотрудников, на которых нет достаточной защиты от взлома. Кроме того, если в учреждении есть собственные стандарты безопасности, советуем в трудовом договоре сделать на них отсылку.
Учреждение должно обеспечить бесперебойную работу удаленного доступа к рабочим компьютерам. Иначе сотрудники не смогут выполнять трудовые обязанности или нарушат запрет, то есть перенесут информацию на личный компьютер.

ПРИМЕР ФОРМУЛИРОВКИ
«Работнику запрещено:
• пересылать конфиденциальную информацию учреждения на личную электронную почту, мессенджеры, а также на личный компьютер с использованием удаленного доступа;
• подключать к рабочему компьютеру любые периферийные устройства, за исключением принтера, сканера или МФУ;
• <…>
• Для удаленного доступа к рабочему компьютеру работник должен использовать программное обеспечение ___________________________________, принадлежащее Работодателю».
……
Остались вопросы? Мы готовы проконсультировать Вас и помочь по любому юридическому вопросу.

Наш адрес

Москва, ул. Б. Полянка, 26