10 СОВЕТОВ ПО ПОДГОТОВКЕ К ОБЫСКУ
Главная задача, которую нужно решить во время проверки это сделать так чтобы у вас НИЧЕГО НЕ НАШЛИ.
Поясню для чего это нужно и почему это важно.
Сначала про документы.
Обычно никто не копается в ваших документах, никто их не изучает. Сами посудите, кому нужно перебирать десятки коробок скучных бухгалтерских документов и договоров?
НО…
Если ВЫ знаете, что среди бумаг, попавших в руки проверяющих, есть что-то, что может вам навредить, то вы будете более сговорчивым, т.к. в вас будет жить страх разоблачения, который может привести к большим расходам.
Теперь про ценности. Особенно про наличные деньги.
Даже если это совершенно официальные наличные деньги или ценные бумаги, если они попадут на хранение к чужим людям, не факт, что вы их вернете. Поэтому лучше получить административный штраф за нарушение кассовой дисциплины, чем потерять деньги и ценности навсегда. В любом случае, с деньгами всегда больше возможностей, чем без них.
Поэтому даже белые и пушистые деньги и ценности тоже необходимо защищать от проверок и обысков.
Теперь давайте поговорим о том, что нужно сделать. Скажу сразу, что перечень разработанных мной мер не может быть исчерпывающим для всех фирм. У всех есть своя специфика работы, поэтому мы и создали услугу «разработка стратегии безопасного хранения» которая позволяет скорректировать приведенные ниже советы в соответствие с условиями ведения бизнеса.
Для меня же главное чтобы вы просто начали думать на эту тему, чтобы потом не удивляться, как удивлялся я.
Главный итог к которому я пришел после многочисленных проверок и обысков заключался в том, что все свои офисы, все помещения и всех людей я ГОТОВИЛ к обыскам, а заодно и к тому, что в офисы могут пожаловать не только дневные но и ночные незваные гости.
Я применял свой комплекс мер и он неизменно срабатывал. Если вы реализуете у себя эти меры, то снизите ущерб, наносимый бизнесу проверками и обысками на 90% и более:
Спрятать сервер и защитить его шифрованием.
Сейчас это сделать проще, чем раньше, т.к. можно обойтись без паутины проводов — WiFi сейчас есть у всех.
Я прятал серверы своих предприятий либо на чужой территории, к которой формально не имел отношения, либо в скрытых или удаленных местах, куда в здравом уме никто не полезет, чтобы не испачкаться.
И еще помните, что помогать проверяющим не в ваших интересах. Поэтому дополнительно к тому, что сервер спрятан нужно защитить сервер шифрованием. Мой сетевик сделал мне систему при которой перемещение сервера с его рабочего места приводило к тому, что информацию на сервере нельзя было прочитать.
Глупо во время проверки бежать куда-то чтобы выдернуть сервер из розетки. Чтобы этого не делать, у меня и еще у 3-х моих помощников в верхнем ящике стола лежали пульты дистанционного управления. Нажал на кнопку и нет сервера.
И каждый месяц в последнюю пятницу мы просили задержаться на работе сетевого администратора и проверяли работу кнопки. Мы отключали, а сетевик проверял отключение и включал сервер. Это занимало у него около часа, а у руководителей около 15 минут.
Разделите офисы по принципу одно юридическое лицо – один офис (желательно с отдельным входом)
Пример: Как-то раз во время проверки, придя в наш офис, проверяющие обнаружили и проверили сразу три ООО. Это было связано с тем, что для удобства клиенты соединили между собой несколько наших офисов. Ведь, конечно же удобнее ходить между офисами не по улице, а по теплому помещению. Но получив такой неприятный результат (три проверки вместо одной), мы опять разделили офисы стенами.
Установите шредеры и сканеры у каждого рабочего места. Уничтожайте документы сразу после сканирования.
В процессе работы требуется множество документов для обеспечения учета.
Есть такой вид документов, оригинальные подписи и печати на которых не имеют юридического значения, т.к. по этим договорам вы никогда не будете судиться. Но при этом, в этих договорах могут быть важные данные — суммы, даты, параметры сделки и т.д., поэтому нужно чтобы данные были под рукой.
В таких случаях храните документы в электронном виде на сервере, не храните оригиналы. Сканируйте и сразу уничтожайте в шредерах.
Прячьте оригинальные документы, а перед тем, как прятать, создайте регламент жизни документов, легенду нахождения документов в том или ином месте, причину отсутствия документов в базе учёта, обучите этим легендам исполнителей.
Есть дугой вид документов, подписи на которых важны, нужно хранить оригиналы, но формально эти документы к вашей компании отношения не имеют.
Такие документы нужно прятать.
Спрятать можно разными способами. Можно выделить удаленный офис для обработки и хранения таких документов, что не всегда удобно.
А еще можно придумать легенду почему эти документы находятся в вашем офисе и научить этой легенде сотрудников. Например, такое объяснение. Эти документы еще не заведены в систему учета, т.к. они еще не вступили в силу.
Или еще один вариант легенды. Вы заключили с одной или несколькими компаниями договор на обработку и хранение их документов и они вам регулярно платят за это.
Легенды необходимо подтверждать внутренними регламентами и договорами с внешними организациями.
Всегда (днём и ночью) прячьте деньги, флешки, ноутбуки, телефоны и т.д.
Прячьте их даже если кажется, что они не имеют большого значения, ведь изъятие или кража денег и паролей доступа к вашим счетам в банках может на некоторое время парализовать работу вашей организации. Чтобы найти способ, при котором необходимые вещи будут под рукой, и при этом их не найдут проверяющие или воры, надо посоветоваться со специалистом или крепко подумать над этим вопросом самостоятельно.
Как избежать доносов.
Как-то раз на меня написали подробнейший анонимный донос и отправили его в генеральную прокуратуру. Скорее всего, это сделал сотрудник, который был мной уволен. Этот донос мог бы мне сильно испортить жизнь если бы не хорошие отношения с некоторыми людьми.
Итак, сотрудники должны видеть, что компания ведет деятельность на 100% законно, платит все налоги. Здесь тоже потребуется разработать объяснения разным фактам, которые могут вызывать подозрения у сотрудников. Объяснения должны быть убедительными, понятными и исключающими всякие подозрения в том, что фирма уклоняется от уплаты налогов.
Еще важно сделать так чтобы все действия сотрудников были единообразными, как с правильными документами, так и с неправильными, чтобы для сотрудников эти документы не различались. Разделение документов должен производить не сотрудник, а система учета по определенным признакам. Еще один этап, на котором требуется услуга «разработка стратегии безопасного хранения», которая включает ряд регламентов на этот случай.
Регулярно проводите инструктаж сотрудников на предмет их действий в случае обыска или проверки. Обыск не должен стать для сотрудников сюрпризом. Они должны быть к нему морально готовы.
Когда сотрудники попадают в непривычную и напряженную атмосферу обыска, они, зачастую, теряются. Начинают судорожно что-то прятать или перепрятывать, рассовывать по сумочкам документы, флешки и наличные. Могут нахамить проверяющим, или зарыдать или побежать куда-нибудь или начинают задушевную беседу с представителями закона, словом нервничая, сотрудники могут всё испортить.
Наймите адвоката по уголовным делам, бывшего сотрудника органов. Пусть хотя бы раз в квартал читают вашим сотрудникам лекции о том как проводятся обыски, чего нужно бояться и чего не нужно. Что нужно делать, чего не делать, с кем и как разговаривать, с чего обыск начинается, чем заканчивается, и т.д. и т.п.
Цель лекций сделать так чтобы обыск не стал для сотрудников сюрпризом и не вызывал у них слишком сильного нервного расстройства и напряжения. А то некоторые сотрудники бывает, думают, что раз в фирму пришли с обыском, то фирма с завтрашнего дня прекратит своё существование.
Надо объяснить, что это не так. Что фирма ведет совершенно законную деятельность, что у шефа огромные связи (даже если их нет) и что плановые проверки никак не могут навредить нашей компании. Поэтому нужно просто делать свою работу и по окончании обыска просто всё прибрать и на следующий день спокойно выходить на работу, как ни в чем не бывало.
Постоянно, хотя бы раз в месяц, проводите осмотр помещений на предмет нахождения в них документов, нарушающих режим секретности. И раз в 6 месяцев проводите учения по обыску. Это можно делать вместе с вашим адвокатом или другими специалистами.
Во время тренировок не обязательно всех класть лицом в пол и не обязательно проводить учения по всему офису сразу. Можно это делать последовательно. На этой неделе в одном отделе, на другой неделе — в другом. И тогда во время настоящего обыска ваши сотрудники будут вести себя грамотно и спокойно. Не скажут и не сделают ничего такого, что может повредить вашему бизнесу.
Проведение вышеперечисленных мероприятий, конечно, стоит денег. Но что такое стоимость нескольких десятков сканеров и шредеров или нескольких лекций по сравнению с тем, сколько стоит избавление от СТРАХА и выкуп компрометирующих документов?
Напомню, что большинство проверок эксплуатируют не то, что они знают о вас, а то, что вы знаете о себе и потому боитесь и готовы к сотрудничеству. А если вы уверены, что ничего компрометирующего в руки к проверяющим не попадет, то и необходимость сотрудничать с ними отпадает сама собой.
Приобретайте тайники, используйте тайники
Моим отдельным изобретением, которое я придумал сам, стал 10-й пункт – ТАЙНИКИ И ПОТАЙНЫЕ ДВЕРИ.