Главная / Новости / 10 СОВЕТОВ ПО ПОДГОТОВКЕ К ОБЫСКУ

10 СОВЕТОВ ПО ПОДГОТОВКЕ К ОБЫСКУ

Подписаться на новости
Главная задача, которую нужно решить во время проверки это сделать так чтобы у вас НИЧЕГО НЕ НАШЛИ.
Ни компрометирующих документов, ни ценностей.

Поясню для чего это нужно и почему это важно.

Сначала про документы.
Обычно никто не копается в ваших документах, никто их не изучает. Сами посудите, кому нужно перебирать десятки коробок скучных бухгалтерских документов и договоров?

НО…
Если ВЫ знаете, что среди бумаг, попавших в руки проверяющих, есть что-то, что может вам навредить, то вы будете более сговорчивым, т.к. в вас будет жить страх разоблачения, который может привести к большим расходам.

Теперь про ценности. Особенно про наличные деньги.
Даже если это совершенно официальные наличные деньги или ценные бумаги, если они попадут на хранение к чужим людям, не факт, что вы их вернете. Поэтому лучше получить административный штраф за нарушение кассовой дисциплины, чем потерять деньги и ценности навсегда. В любом случае, с деньгами всегда больше возможностей, чем без них.
Поэтому даже белые и пушистые деньги и ценности тоже необходимо защищать от проверок и обысков.

Теперь давайте поговорим о том, что нужно сделать. Скажу сразу, что перечень разработанных мной мер не может быть исчерпывающим для всех фирм. У всех есть своя специфика работы, поэтому мы и создали услугу «разработка стратегии безопасного хранения» которая позволяет скорректировать приведенные ниже советы в соответствие с условиями ведения бизнеса.

Для меня же главное чтобы вы просто начали думать на эту тему, чтобы потом не удивляться, как удивлялся я.

Главный итог к которому я пришел после многочисленных проверок и обысков заключался в том, что все свои офисы, все помещения и всех людей я ГОТОВИЛ к обыскам, а заодно и к тому, что в офисы могут пожаловать не только дневные но и ночные незваные гости.

Я применял свой комплекс мер и он неизменно срабатывал. Если вы реализуете у себя эти меры, то снизите ущерб, наносимый бизнесу проверками и обысками на 90% и более:

Совет № 1
Спрятать сервер и защитить его шифрованием.
Сейчас это сделать проще, чем раньше, т.к. можно обойтись без паутины проводов — WiFi сейчас есть у всех.
Я прятал серверы своих предприятий либо на чужой территории, к которой формально не имел отношения, либо в скрытых или удаленных местах, куда в здравом уме никто не полезет, чтобы не испачкаться.
И еще помните, что помогать проверяющим не в ваших интересах. Поэтому дополнительно к тому, что сервер спрятан нужно защитить сервер шифрованием. Мой сетевик сделал мне систему при которой перемещение сервера с его рабочего места приводило к тому, что информацию на сервере нельзя было прочитать.
Совет № 2
Необходимо создать систему дистанционного отключения сервера.
Глупо во время проверки бежать куда-то чтобы выдернуть сервер из розетки. Чтобы этого не делать, у меня и еще у 3-х моих помощников в верхнем ящике стола лежали пульты дистанционного управления. Нажал на кнопку и нет сервера.
И каждый месяц в последнюю пятницу мы просили задержаться на работе сетевого администратора и проверяли работу кнопки. Мы отключали, а сетевик проверял отключение и включал сервер. Это занимало у него около часа, а у руководителей около 15 минут.
Совет № 3
Разделите офисы по принципу одно юридическое лицо – один офис (желательно с отдельным входом)
Пример: Как-то раз во время проверки, придя в наш офис, проверяющие обнаружили и проверили сразу три ООО. Это было связано с тем, что для удобства клиенты соединили между собой несколько наших офисов. Ведь, конечно же удобнее ходить между офисами не по улице, а по теплому помещению. Но получив такой неприятный результат (три проверки вместо одной), мы опять разделили офисы стенами.
Совет № 4
Установите шредеры и сканеры у каждого рабочего места. Уничтожайте документы сразу после сканирования.
В процессе работы требуется множество документов для обеспечения учета.
Есть такой вид документов, оригинальные подписи и печати на которых не имеют юридического значения, т.к. по этим договорам вы никогда не будете судиться. Но при этом, в этих договорах могут быть важные данные — суммы, даты, параметры сделки и т.д., поэтому нужно чтобы данные были под рукой.
В таких случаях храните документы в электронном виде на сервере, не храните оригиналы. Сканируйте и сразу уничтожайте в шредерах.
Совет № 5
Прячьте оригинальные документы, а перед тем, как прятать, создайте регламент жизни документов, легенду нахождения документов в том или ином месте, причину отсутствия документов в базе учёта, обучите этим легендам исполнителей.

Есть дугой вид документов, подписи на которых важны, нужно хранить оригиналы, но формально эти документы к вашей компании отношения не имеют.
Такие документы нужно прятать.
Спрятать можно разными способами. Можно выделить удаленный офис для обработки и хранения таких документов, что не всегда удобно.
А еще можно придумать легенду почему эти документы находятся в вашем офисе и научить этой легенде сотрудников. Например, такое объяснение. Эти документы еще не заведены в систему учета, т.к. они еще не вступили в силу.
Или еще один вариант легенды. Вы заключили с одной или несколькими компаниями договор на обработку и хранение их документов и они вам регулярно платят за это.
Легенды необходимо подтверждать внутренними регламентами и договорами с внешними организациями.

Совет № 6
Всегда (днём и ночью) прячьте деньги, флешки, ноутбуки, телефоны и т.д.

Прячьте их даже если кажется, что они не имеют большого значения, ведь изъятие или кража денег и паролей доступа к вашим счетам в банках может на некоторое время парализовать работу вашей организации. Чтобы найти способ, при котором необходимые вещи будут под рукой, и при этом их не найдут проверяющие или воры, надо посоветоваться со специалистом или крепко подумать над этим вопросом самостоятельно.
Совет № 7
Как избежать доносов.

Как-то раз на меня написали подробнейший анонимный донос и отправили его в генеральную прокуратуру. Скорее всего, это сделал сотрудник, который был мной уволен. Этот донос мог бы мне сильно испортить жизнь если бы не хорошие отношения с некоторыми людьми.

Итак, сотрудники должны видеть, что компания ведет деятельность на 100% законно, платит все налоги. Здесь тоже потребуется разработать объяснения разным фактам, которые могут вызывать подозрения у сотрудников. Объяснения должны быть убедительными, понятными и исключающими всякие подозрения в том, что фирма уклоняется от уплаты налогов.

Еще важно сделать так чтобы все действия сотрудников были единообразными, как с правильными документами, так и с неправильными, чтобы для сотрудников эти документы не различались. Разделение документов должен производить не сотрудник, а система учета по определенным признакам. Еще один этап, на котором требуется услуга «разработка стратегии безопасного хранения», которая включает ряд регламентов на этот случай.

Совет № 8
Регулярно проводите инструктаж сотрудников на предмет их действий в случае обыска или проверки. Обыск не должен стать для сотрудников сюрпризом. Они должны быть к нему морально готовы.

Когда сотрудники попадают в непривычную и напряженную атмосферу обыска, они, зачастую, теряются. Начинают судорожно что-то прятать или перепрятывать, рассовывать по сумочкам документы, флешки и наличные. Могут нахамить проверяющим, или зарыдать или побежать куда-нибудь или начинают задушевную беседу с представителями закона, словом нервничая, сотрудники могут всё испортить.

Наймите адвоката по уголовным делам, бывшего сотрудника органов. Пусть хотя бы раз в квартал читают вашим сотрудникам лекции о том как проводятся обыски, чего нужно бояться и чего не нужно. Что нужно делать, чего не делать, с кем и как разговаривать, с чего обыск начинается, чем заканчивается, и т.д. и т.п.
Цель лекций сделать так чтобы обыск не стал для сотрудников сюрпризом и не вызывал у них слишком сильного нервного расстройства и напряжения. А то некоторые сотрудники бывает, думают, что раз в фирму пришли с обыском, то фирма с завтрашнего дня прекратит своё существование.
Надо объяснить, что это не так. Что фирма ведет совершенно законную деятельность, что у шефа огромные связи (даже если их нет) и что плановые проверки никак не могут навредить нашей компании. Поэтому нужно просто делать свою работу и по окончании обыска просто всё прибрать и на следующий день спокойно выходить на работу, как ни в чем не бывало.

Важный совет: всегда проверяйте работу всех систем, которые создаёте. Уверенность в том, что система бесперебойно работает вселит в вас уверенность, и сэкономит много денег.
Совет № 9
Постоянно, хотя бы раз в месяц, проводите осмотр помещений на предмет нахождения в них документов, нарушающих режим секретности. И раз в 6 месяцев проводите учения по обыску. Это можно делать вместе с вашим адвокатом или другими специалистами.
Во время тренировок не обязательно всех класть лицом в пол и не обязательно проводить учения по всему офису сразу. Можно это делать последовательно. На этой неделе в одном отделе, на другой неделе — в другом. И тогда во время настоящего обыска ваши сотрудники будут вести себя грамотно и спокойно. Не скажут и не сделают ничего такого, что может повредить вашему бизнесу.

Проведение вышеперечисленных мероприятий, конечно, стоит денег. Но что такое стоимость нескольких десятков сканеров и шредеров или нескольких лекций по сравнению с тем, сколько стоит избавление от СТРАХА и выкуп компрометирующих документов?

Напомню, что большинство проверок эксплуатируют не то, что они знают о вас, а то, что вы знаете о себе и потому боитесь и готовы к сотрудничеству. А если вы уверены, что ничего компрометирующего в руки к проверяющим не попадет, то и необходимость сотрудничать с ними отпадает сама собой.

Совет № 10
Приобретайте тайники, используйте тайники
Моим отдельным изобретением, которое я придумал сам, стал 10-й пункт – ТАЙНИКИ И ПОТАЙНЫЕ ДВЕРИ.

Наш адрес

Москва, ул. Б. Полянка, 26